设置文件的可知范围，保护会议涉密文件安全

在企业领导层会议中，除了参会者之外，还会涉及到各部门或者项目的汇报者。这些会议参与者只参加部分会议环节，而非参加完整的会议，他们无需知道除了本环节以外的信息。当会议的重要资料被内部无关的其他人员知道，对企业来说，往往是个严重的问题。

1、重要资料被无关人员得知

在会议文件分发前，兼顾到每一个参会者身份对信息进行有效保护。重要信息被无关者知晓，内幕信息被暴露，往往对公司信息的损害是不可估量的，因泄密而导致公司资金损失、重大项目停摆的案例比比皆是。

2、用其他方式设置会议资料权限

在一些软件中，因不能直接对会议文档设置权限，所以企业采用间接的方式对文档设限。通过对文件设置密码，或是打印纸质文件直接分发给参会者，或是通过邮件直接发送，间接的供特定人群阅读，保护会议资料的可知范围。当然这样的方式存在纸质文件的粉碎与销毁、邮件的错发等问题，使重要信息仍处于危险之中。

保护会议资料的可知范围，通过赋予不同人和会议角色以不同的会议文件权限，借此严格控制一些重要会议中信息的流动，保证信息的安全，让会议资料只在有限的范围内打开。重要信息的保护不仅在于可知范围的防护，还在于对信息的有效管理。给不同的与会者设置不同的权限，限制他们对于信息的访问级别：是浏览、存取还是管理与编辑。基于人员角色、会议、文件对于重要信息的管理是非常有必要的。