了解会前会后

电视剧中总是出现一个桥段，在明亮的会议室中，秘书向参会者逐个分发会议文件。纸质文件的打印与归集曾是企业董事会会议传递会议文件的主要方式，如今，随着其弊端渐渐显露与董事会无纸化的兴起，不能继续忍受纸质文件弊端的企业转向了以无纸化为主的替代方案。

越来越多的企业转向无纸化

在过去很长一段时间里，尽管无纸化为董事会展示了便利、安全和其他优势，但许多公司董事会仍然坚定地选择传统的纸质文件工作流程。这是董事会过去一直坚持的工作方式，所以他们并不觉得有必要转向新的东西。“如果它没有坏，就不要修理它”，那些董事会的想法正如这句英国谚语。

数字时代的到来快速影响着企业的工作效率，纸质文件仍长期以同样的工作方式和流程使用在董事会工作中。

由于以下原因，以无纸化的方式替代纸质文件成为董事会信息化的一个趋势： 

纸张所表达的内容有限

在传统会议中，纸质文件由于受到纸张和版面等因素的限制，下发的文件都是精简过的，不能体现出文件的全部信息，容易出现文件内容和背景的“剥离性”。经过“剥离”的文章，不仅增强了文件内容的理解难度，还有可能因为不全面的信息让参会人员对于会议内容做出错误的理解。

打印文件成本高，回报低

在一些企业中，为了应对不可预料的意外，会议要求每个参与者都有一份备用的会议文件。工作人员将董事会会议所需的文件打印出来，装订后发给参会董事。会前打印、会后销毁，这意味着每次开会时，都需要打印大量的文件，会后再进行销毁。纸张、墨盒、打印机、碎纸机、以及工作人员的时间精力，这些都是容易被忽视掉的成本。不只是成本的投入，这还意味着公司及其员工需要花大量的时间投入文件工作，而不是做实际工作。

纸质文件在应用中暴露出的安全缺陷

在一些重要的领导会议或董事会会议前，会议组织者将会议文件伴随会议议程发送给参会者。会中向参会者分发打印纸质文件并不能省略会前发送会议电子文件的工作流程，纸质文件可以销毁，但无法保证已经被参会者下载到本地的文件是否会被泄露。

文件更新存在信息延迟性

会议文件包一旦通过邮件发送，就无法实时更改。信息发送与董事查看存在着一定的延时性，这可能使董事无法及时获知文件更新的内容。同时，在文件更新的新旧版本差异不大、名称一致的情况下，董事很容易将新旧版本的文件混淆，或者使用错误的文件。

会前会后，董事会的无纸化工具

董事会文件线上快速分发，并时刻保障文件资料在董事会流转过程中的安全性。将董事会的文件集中到一个平台上，董事直接在平台上面对面履职、决策、讨论并参与会议，既注重安全性又注重便捷性。借助会前会后董事会门户管理软件，让每一位董事会成员的工作具备更大的灵活性，安全性和效率。

如今，许多企业都在进行办公数字化，数字化带来的变化让更多的企业愿意去尝试它。董事会门户管理系统是董事会的信息化工具，它是董事会的一种数字化实践，也是企业董事会转向数字化最便捷的途径。因董事会管理系统拥有的很多功能，它能轻易地完成董事会传统的手动或重复性业务，可以最大限度地提高工作效率和质量，以数字化手段协助公司治理。

线上履职：远距离的在线协作与工作

董事会成员所要审阅审批的文件、投票表决的项目、会议的议程背景、过往的文件资料以及任务督办的项目都聚合在董事会成员的个人移动设备中，董事可以随时随地通过个人移动终端查看文件资料、审批文件，在线履职。会前会后董事会门户工具通过简化工作流，提升公司治理各环节的紧密性，提升企业董事会的运转效率。数字化手段有助于董事会探寻更有效的公司治理机制。

董事会会议无纸化：移动设备入会

当董事会会议走向无纸化时，企业在会议前后打印大批量文件的现状将被改变，同时也能满足企业线上会议的需要。董事会会议无纸化让董事借助移动设备参会，完成会议全生命周期的互动和协作，提高董事会会议的效率，减少董事会在文件传发、会议准备、信息交互、文件审阅审批等方面的时间。无纸化会议不仅仅是一个潮流，也是公司在社会责任方面的一个彰显。

在董事会会议中，高质量的沟通往往能够带来更有效的会议成果。地理上分散的参会者，借助无纸化在同一份文件上协作，完成远距离的文件互动。在会前会后董事会门户中，管理员能够及时汇总各位参会董事在会议、文件上提出的意见或建议，会中及时安排任务督办，逐项跟踪落实，并按时向董事会和董事反馈进度情况，形成工作在系统内的高效闭环。

新的安全性：审计跟踪以及权限设置

信息驱动的业务环境推动了治理机制运转和实现安全通信渠道的需求。通过会前会后董事会门户管理系统，董事会成员可以实时跟进项目和审计跟踪监控工作进度，跟踪所有登录操作、文件上传、下载以及授予用户和用户组的权限，以实现整个公司内的协调、跟踪和执行，切实提高透明度和问责制。

会前会后是享誉全球的董事会门户，是企业董事会信息交互、交叉管理的信息化、数字化平台。它能够提高董事会工作效率和管理水平，也能实现董事会中的成员在线履职、董秘在线管理、会议在线开展等需求。会前会后作为董事会的统一平台，有利于系统化的管理董事会，为董事提供真实准确的单一信息来源，弥合内外部董事的信息差，实现会内会外的即时通信与协作。