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会前会后董事会门户的文件管理攻略，看这一篇就够了

forrestyang 发布于 2023-10-12

会前会后是以文件为核心的董事会门户管理系统，让文档在用户之间更容易传递，实时完成文件传输与更新，董事可以在信息更新时立即查阅信息。实现环环相扣的文件上传与分发、审阅与决议、存储与管理、协作与交流的文件工作流。

主要功能

系统文件库

它能够集中存储、统筹管理董事会日常工作或会议中的文件，作为董事会统一的信息中心，在任何需要董事会的文件时，都能够方便管理员快速查找文件以及董事会成员来自不同地区的在线访问。

文件批注

在文件上做批注可通过设定私人注释或共享注释区分注释是否公开。参会者基于同一文件实时批注，并实时同步至每一位参会者的文件上，这样是以文件为白板，在文件的PDF格式上批注，不会改变原有的文件内容。

笔记工具

通过多种笔记工具注释文件，比如高亮笔、激光笔、钢笔等，注释方式有文字框，便利贴等等。妥帖安排观点、意见、疑问、文件重点等不同想法以不同的方式体现在文件上，注释永久保存，实时查看，一目了然。

文件权限

文件权限设置能够预先设定文件的下载、浏览、定期删除等设置的对象和范围。在一些涉密文件中，文件权限能够设定文件的可视范围，保护文件公开在有限范围的视线里，控制文件的流动。

解决董事会哪些问题？

1、远程会议的参会者协作

2、会中投票、签字的记录保存和统计

3、会中同屏不影响参会者自由浏览文件

4、取代纸质打印文件，参会成员在平板中查看、浏览会议材料

5、随时查看董事会文件信息

6、快速导出会议记录、投票结果，按预先的设置模板化输出

7、页面导航清晰、操作简单，减少董事学习时间

8、会议任务创建，一键发送会议通知

9、避免下发文件后，文件存储至本地导致文件外泄

产品优势

1、文件快速搜索，自助文档访问

2、董事会文件统一存储，收发归集

3、无需打印纸质文件，文件工作线上完成

4、远程会议文件协作，弥补远程会议文件协作软件工具空白

5、所有参会者集中在一份文件上注释

6、视频会议、会议同屏与成员自由浏览文件并行，互不影响

7、适用于多种会议形式下、任何移动设备中，灵活安装

曾与一个客户交谈时，客户表示“我们公司想要一个平台可以统一的管理我们的董事会会议文件，不再局限于那些繁杂的纸质的文件，那样效率太低了。”提高董事会文件工作的效率，提升董事远程文件协作能力，改善董事会的文件管理、收发归集，会前会后的使用有益于董事会相关的每一位成员、每一位工作者。

会前会后线上文会系统：开启线上文件会议，远程或现场会议都能满足

forrestyang 发布于 2023-08-03

会前会后线上文会系统是开展线上文件会议的高效会议平台，它以文件为核心，为会议审议的议案、文件提供丰富的理解工具和充分讨论的空间。会前会后线上文会系统让会议文件为决策发挥更大的价值，经过人的思考与判断，做出高质量的决策。同时，会前会后线上文会系统不只用于线上会议中，在现场会议中，同样是会议辅助工具，提升会议的效率和质量。

会前会后线上文会系统都能解决哪些问题？

1、文件存储与更新

会前会后会前会后线上文会系统为会议提供会议文件的存储库，这让文档在用户之间更容易流动，文件传输与更新是实时完成的，参会者可以在信息更新时立即访问信息。

2、会议文件的流程管理

会前会后线上文会系统在处理文档工作流时，从文件上传与分发到审阅者审阅，流畅的流程让每个人都能快速访问文件，并减少的在程序中花费的时间。文件的上传与分发、审阅与决议、存储与管理、协作与交流，环环相扣。

3、取代纸质文件在会议中的作用

会前会后线上文会系统可以在会前创建会议、设置会议各部分议程和上传会议资料议案，同时一键发送会议通知至与会者，通知会议重要信息。

当使用会前会后线上文会系统时，会中参会者使用平板等移动设备登录会前会后会前会后线上文会系统，进入相应会议。参会者可以在文件上实时交流沟通，投票决议、线上签字，会议同屏。以“调查—审批—沟通—决议—签字”的流程完成会上流程。

会后，在会前会后线上文会系统中可以一键生成会议记录草稿，草稿包含会议的主要内容，包含文件上的注释、各部分议程议案的信息和表决结果等等。会议结束后，会议文件和资料一键导出至文件库中，对会议文件进行管理归档。

会前会后线上文会系统将“文件”与“会议”相结合的方式，区别于音视频会议，给董事会会议、领导层会议、高管会议、党政机关会议等重要会议带来会议的全新体验。线上会议不只是意味着以视频的方式开会，而将会议搬到线上来，包括会议文件、会议的流程管理、会议人员协作等等。

在数字时代的推动下，提高会议效率以及应对紧急情况的会议召集是企业、党政机关、高校在选择会议工具时不得不考虑的问题。文件立刻上传、参会者立即接收、会议立即召开、参会者立即入会，会前会后线上文会系统是紧急情况下，任何时间、任何地点，参会者都能立即聚集参会的会议工具。

线上会议的延迟有多影响会议效果？

forrestyang 发布于 2023-02-14

在线上会议过程中，如果出现卡顿、延迟、中断等都是非常影响会议效率效果的。但这又是线上会议常常出现的问题。

扰乱原本正常的会议秩序，影响到参会者心情还会影响到会议效果，当然，延迟所带来的的影响又不仅仅是这些：

1、打断汇报人和参会者的思路

当线上会议汇报时突然出现延迟，汇报者不得不中断汇报查找延迟的原因，安抚受到延迟的参会者，等待延迟状况改善。这使得原本流畅的汇报思路在中途被打乱。被打断思路的不仅是汇报人，还有原本沉浸在会议之中的与会人，在突发情况下不得不在会议情境中苏醒过来。

2、破坏会议气氛

全神贯注参与在会议中时，延迟、卡顿等变故使沉浸式的会议环境被打破。参会人的思绪从会议环境转换到现实环境中，十分影响参会者的参会体验。

3、嘉宾互相干扰

延迟卡顿不同步的情况下，可能会出现声音重叠、电音等情况，发言秩序混乱，嘉宾之间互相干扰。

4、中断会议

多次延迟逐渐磨掉了参会者原本的激情，并消磨掉耐性，使原本的会议匆匆结束。既没有完成完整的会议，也没有达到预期的会议效果。

企业一直在寻找流畅、安全而又方便的会议，尤其在企业高层会议之中。延迟、卡顿这样的细节性问题往往是影响参会舒适度与体验感的“重灾区”，改善之后会大大提升会议质量和效果，尤其在企业高层会议中，不能让“延迟卡顿”拖后腿。

企业远程会议除了屏幕共享，还有没有其他的汇报方式？

forrestyang 发布于 2023-02-14

屏幕共享是会议同屏的方法之一。在线上会议中，人们主要通过屏幕共享的方式交流沟通，主要是“共享多人屏幕”或“共享一个屏幕”两种方式。

多人共享一个屏幕

市场上现有的音视频会议多能满足于共享一个屏幕。在会议中，主讲人通过控制屏幕演讲、演示并持续性的引导参会者的注意力。主讲人分享自己的屏幕，就可以远程汇报PPT、近日工作计划、财务报表等等内容。参会者跟随主讲人的屏幕就可以跟随主讲人的思路，加入到他的汇报中去。

(更多详情)

通过会前会后，董事会会议怎样进行回避表决？

forrestyang 发布于 2023-01-19

《中华人民共和国公司法》第一百二十四条规定：上市公司董事与董事会会议决议事项所涉及的企业有关联关系的，不得对该项决议行使表决权，也不得代理其他董事行使表决权。该董事会会议由过半数的无关联关系董事出席即可举行，董事会会议所作决议须经无关联关系董事过半数通过。出席董事会的无关联关系董事人数不足三人的，应将该事项提交上市公司股东大会审议。

在会前会后系统中，实现回避表决的2个方案：

1.通过权限设置禁止相关人员投票

在创建会议议程中，添加投票的表决项目，可选择举手投票和不记名投票

单击右键，选择高级权限设置

投票人中选择投票的人或勾选掉需要回避的人

2. 我们现在也可以实现自定义的投票选项，例如用户可以增加回避选项，然后投票时候选择回避项

也可以通过在添加表决项目时，设置表决项的内容。自定义表决选项，在此基础上增加回避选项，更加方便投票人选择，清楚明了。

同时，二者的区别就是，第一种回避表决的方式投票人是没有投票权的，在其屏幕中，会议议程投票的页面不显示投票的选项。而第二种投票方式，投票人可以清楚的投在回避选项中。

会前会后“回避表决”的方法，除董事会以外，同样适用于企业的其他会议中。参加会议的人并非都是需要搜集投票信息的对象，对投票设置权限，明确清晰的得出真实的数据。在一些会议里，并非会中所有人都要参与会议的全程，也并不是人人都有浏览所有文件的权限。对会议进行权限控制、对文件进行权限控制、对人员进行权限控制，既是对会议的一种管理，也是对信息的一种保护。

会前会后更多信息，浏览产品官网进行咨询，随时在线为您服务。

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会前会后系统，有什么特殊之处呢？