了解会前会后

会议在通报情况、总结工作、部署任务、重要议题决策等方面发挥着重要作用。但会议多时间长总是难以达到会议预期目标效果，提高会议时间、增加会议频次，不仅大大增加成本支出，还占用相关工作人员的时间和精力。 会议时间长短并非是评判会议重要性的标准，当会议频次太高、会议时间太长，不仅降低了行政效率，还浪费了公共资源。一些重要会议需要解决一些复杂、棘手、需要高度专注和协作才能解决的难题，在这样的会议中，解决问题的效率才是首要关注目标。

小会解决大问题

小会的特点是高效沟通、灵活调整、聚焦核心内容、促进团队协作和信任，这些性质方便参会者在会议上深入思考与相互交流，不会因为参会人数过多导致沟通不畅或信息流通障碍等。

深入交流协作

当面对重要、敏感或需要深入讨论的议题时，开小会可能更为合适。小会的人数相对较小，便于深入交流，充分讨论和达成共识。在小会上，每个人都能够充分发表自己的意见，表明态度，赞成或反对，及时统计结果，提高解决问题的效率。

提供全面视角

不同身份、不同角色根据自身的丰富经验及专业知识，提出具有针对性的解决方案，为会议决策任务提出更为全面、更为深入的视角，避免因为决策失误而导致的延误和损失。

降低信息泄露的风险

同时，小会也可以减少信息泄露的风险。为确保敏感信息的保密性，尽量减少人员的知悉范围，将信息公开在可控的范围之中。遵循“最小化原则”是防止信息泄露的重要手段，相比于可公开信息，敏感信息只会在重要的成员之间流动。

无纸化会议：企业领导“小会”的会议效率工具

在企业中，高管会议、领导层会议多以“小会”的形式出现，为了保证这些会议的体验和效果，企业通过使用无纸化会议工具辅助会议开启。在会议周期内，会前会后无纸化会议工具提供强大成熟的会议管理功能，包括：一键发送会议通知、会议资料上传并能实时更新、演示文档同屏浏览、批注同步共享、主讲模式与跟随模式切换、会议投票、会议任务安排、一键导出会议纪要与会议文件包等，这帮助企业解决了传统会议中文件打印耗费大量资源费用等问题，同时加强参会者的会中协作与互动。

无纸化会议连接着会议管理与会议现场，管理员可以及时调度调整，随时做出改变适应相应状况，时刻为参会者提供良好的参会体验。

数字化是支撑战略、组织、流程的工具和手段。随着数字时代的来临，企业高管会议逐渐将会议室搬入数字空间，通过无数的小工具限制会议的议程时间、流程顺序、发言方式、决策结果、会议纪要导出等等以提高会议效率，优化会议形式和会议体验，争取更大的竞争优势。

一场高管述职会的流程

在A企业一场高管述职会上，负责各项目以及各部门的管理层领导，就各自在2023年及2024年上半年工作情况向公司董事会进行了汇报。针对存在的问题和不足，提出了解决措施和工作思路，并对2024年下半年的工作进行了全面规划。在听取管理层汇报后，公司董事长总结讲话。

除了述职会，常见的高管会议还包括总经理办公会、定期例会、中高层管理会、董事会等等，这些会议多是非“大会”的小型会议，注重会议安全性与沟通协作，有一定的会议目标和任务。

常见的高管会议存在哪些问题呢？

在企业中，即使高管会议为追求效率不断革新，但仍然存在一些通病导致会议效率低下，例如：

很多高层管理团队主体责任缺失，遇到问题时自觉不自觉地回避，问题无人解决一直堆放；

议而不决，难以形成集体意志；

高管开会时间内耗严重，一开一两个小时，解决不了一两个问题，开会即内耗；

会议问题没有解决，反而带着更多问题离开；

会议以汇报工作为主，不分析问题，不提解决方案；数据经过层层汇报，到会时已错失最佳讨论时间等等。

以上不少问题是许多企业的通病，在许多高管会议中反复出现，尽管企业也在不断提出办法改正问题，但是仍收效甚微。

企业召开高管会议应该注意哪些细节问题？

会议的通知应提前发出，通知含带会议的主题、议题议案、会议流程等信息。如果会议过程中会用到一些资料，也应该一并附上，让参会人员有机会提前熟悉。会前更新文件时，应同步更新，不要有遗漏。

当会议开始后，尽量按照预设流程进行。若会议经常延迟，可提前为不同议程设置会议定时器，显示发言时间以提醒发言者加快讲话速度。如果需要临时添加议题和议案文件，管理员通过管理端及时修改会议议程，参会者刷新设备同步更新。

会议决策落实过程中，按照预设模板及时导出会议纪要，并在会议结束前将会议纪要的重点和参会高管一一确认签字留档，会后及时分配执行项目，落实会议决策。

通过会前会后系统召开高管会议

会前会后系统有助于组织高管会议的每一步，会前能够使准备工作变得更迅速，会中加强互动性，会后快速导出会议纪要、存储会议文件等。连接现场与参会者，不必再为所有的参会者打印会议文档。会前会后系统提高会前准备效率，加强会中沟通协作，助力会议决策落实、结果跟踪。在平衡便捷和安全的尺度下，做到文件安全、数据安全、操作安全、工具安全。