了解会前会后

现如今，董事会的文件工作多以电子形式传输，方便董事接收文件，董事可以在直接在文件上注释、评论，留下自己的意见与看法，并实时将注释同步给其他董事会成员。董事会大量的文件需要有序管理存档，既不能丢失，也不能泄露。董事会管理软件是董事会的数字化办公系统，通过一个集中的电子文件库集中管理董事会的文件与信息共享活动，通过数字工具的使用简化董事会的文件工作。

文件分发与传阅

将文件分发给参会者会消耗管理员太多时间并存在一定的安全风险。分发纸质文件可能会发生问题，比如文档丢失或送到错误的人手中。在统一平台进行文件分发可以降低发生风险的可能性。

会前会后董事会管理软件可以上传文件至文件库或会议议程中，管理员无需为董事打印纸质文件，即可完成文件的线上分发与传阅。董事使用平板即可浏览文件、参加会议、共享批注，而不必在纸质文件中翻找信息。

文件更新

当文件信息或文件资料的内容发生变化，管理员需要重新发送文件及任务通知，并说明更新信息，防止董事混淆文件版本从而错过最新的文件信息。即使在文件搜集阶段，反复更新文件也容易造成文件版本的混乱。文件版本迭代记录，更新文件替代源文件，避免文件存储混乱和混淆不清。

文件归档

文件归集需要注意及时、全面、安全等方面，及时归档各类文件，使文件管理与存储统一详尽，同时又要注重安全性。当需要搜集多个部门上报的文件时，将所有的文件归集到一处既费时又费力，尤其是每个部门不只一份文件时。所有人穿插着传输文件，文件又反复的更新和修改，拉长了电子邮件无休止的沟通进程。

文件下载

线上分发文件时，为了保护文件的安全性，管理员可以设置董事或其他收到文件的工作人员对文件的操作，即设置用户权限。在会前会后董事会管理软件后台，可针对文件设置访问权限及下载权限，也可以针对不同用户、群组进行权限设置，在发文件之前即确定文件是否可以浏览、下载、批注等等。双重权限保障，从源头上防止涉密会议文件泄露事件发生。

保存在本地的文件可以满足董事随时的离线文件访问，文件保存在本地，但不离开平台。管理员只能在本设备的账号内离线浏览文件，不能在会前会后董事会管理软件以外的地方浏览董事会文件。

全文检索

文件库可存储与董事相关的集团报告、文件、数据等信息资料，方便董事线上检索并查阅，有效帮助董事全面了解行业发展动态和企业经营管理情况。在查找过往资料时，管理员或董事可以搜索文件夹名称、文件名称或关键词快速锁定文件位置。通过关键词查找相应文件，大大减少董事寻找对应文件的时间，大大降低了查找文件的时间成本。

文件格式

会前会后董事会管理软件支持上传多种格式文件，包含Word、Excel、PPT、PDF等常用的各类文件格式。文件上传后将会被转换为安全的PDF格式，无需借助额外软件。

在会前会后董事会管理软件中上传文件后，经程序处理统一呈现为PDF格式。不改变原始文件的内容、排版与状态，只是在董事打开文件时，会前会后董事会管理软件就会对相应的文件进行处理并呈现到应用程序中，文件格式转换不需要额外的费用。

董事会的文件工作可以通过会前会后董事会管理软件减少工作程序，文件的归集不再需要反复邮件沟通；文件管理也能通过权限设置等功能满足各方面的需求；文件集中在一处，随时可阅读，避免通过管理员查找文件。简化这些工作将大大减少的管理员在文件工作上的时间，将有限的时间与精力投入到文件内容等方面上去。

董事会管理软件是董事会运作管理的数字化工具，如同其他行业的数字工具一样提高对应行业的工作效率，是针对董事会的工作流程研发，用于公司治理的数字平台。随着董事会工作线上处理的普及，许多问题也亟待解决，例如信息的安全性、履职的便捷性以及工作平台的统一性。董事会管理软件在使用时，董事会成员可以在其中进行传输、查阅、审批文件，并帮助董事会实现完整的会议流程和文件工作流程。

董事会管理软件：会前会后在董事会中的实践指南

1、董事会会议期间的无缝协作

从会前到会后，董事会管理软件提供一个统一集中的平台来优化董事会会议的沟通和协作。董事能够在此访问董事会所有重要信息和文件，并可以收到来自管理员实时更新的信息。通过安全的信息传递方式，确保董事会成员及时有效地共享重要信息。

在会议期间，董事可以在移动设备中查看和注释文档，协作处理审批项目和任务，以及实时通信。参会董事能够轻松地在董事会材料中标记重要的信息并在文件对应位置留下意见，这些批注可以同步到每位参会者文件上。

2、推动董事会无纸化办公运行

推动董事会无纸化办公运行，首先要实现文件电子化的安全存储、分发与管理。董事会管理软件的文件库可用于管理和存储与董事会工作相关的文件，这让董事会文件可以无纸化的安全方式将文件传递至相关董事手中，供董事线上查阅、审批，董事可以随时安全高效地访问和查看文件。

实时的文件更新能够保证董事时刻接收最新的信息，新文件覆盖旧文件，旧文件保存在历史版本的记录中，确保新旧版本的文件不会混淆，并能跟踪和记录文件版本的更改。

董事会管理软件还允许与其工作的外部相关工作人员共享文档，并实施严格的保密措施以保证信息的安全性。外部利益相关者可能包括审计师、法务或相关行政人员。

3、增强董事会工作的安全性

数字化工具的使用总是让人怀疑安全性，担心信息存储是否安全，信息是否会外泄、涉密信息是否会被他人获知，设备丢失是否会导致账号密码泄露等等问题。董事会信息是高度机密的，会前会后董事会管理软件的文件库保护这些文件材料在安全的环境中，防止未经授权的访问和下载。管理员可以在文档上设置权限，以及排期设置。为了满足特定要求，会前会后提供了可自定义的水印功能，允许用户更改每个会议的水印。

4、简化董事会工作

线上进行文件的分发、查阅、搜集工作，也能够在平台内进行会议的全流程管理。董事会中的工作在一个软件中进行，董秘在后台发布工作任务、审批项目、分发文件，董事实时接收文件、履职任务，并和其他董事会成员实时交互。董事打开软件即可履职，实时跟踪信息、文件、任务的进展并及时收到反馈。

优化治理、简化工作主要在这些方面：

1. 准备和召开董事会和委员会会议
2. 通过视频通话进行内部和外部小组会议和董事会会议
3. 多重内部管理
4. 安全的企业存储
5. 会议材料管理和分发
6. 安排董事会无纸化会议

会前会后的核心功能与优势：

通过会前会后董事会管理软件可完成董事会的管理运作、文件管理和会议管理等部分，在统一的平台上集中董事原本分散履职的操作。满足董事会在文件管理和无纸化会议需求，让董事会成员通过移动设备就能够轻松履职，会前会后董事会管理软件的核心功能主要有：

1. 会议提醒、通知和安排
2. 安全的文件库以存储董事会核心资料（存储机密的董事会信息）
3. 文件整理、分发与归集
4. 会中投票与电子签字
5. 会议同屏，会中文件同步翻页
6. 会议纪要一键导出
7. 文件批注同步与协作
8. 文件实时更新
9. 文件共享与权限设置

随着数字化、信息化在全球范围的不断发展以及公司治理领域的深入，为提高董事会的线上运作管理能力和公司治理能力，企业董事会急需通过专门信息化平台来完成数字化转型。会前会后董事会管理软件的使用能够加强董事会的信息沟通渠道，提高董事会工作效率发展潜力，并能有效促进董事会成员履职时进行充分的意见沟通与决策协作。