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董事会文件工作的极简指南

forrestyang 发布于 2023-10-30

现如今,董事会的文件工作多以电子形式传输,方便董事接收文件,董事可以在直接在文件上注释、评论,留下自己的意见与看法,并实时将注释同步给其他董事会成员。董事会大量的文件需要有序管理存档,既不能丢失,也不能泄露。董事会管理软件是董事会的数字化办公系统,通过一个集中的电子文件库集中管理董事会的文件与信息共享活动,通过数字工具的使用简化董事会的文件工作。

文件分发与传阅

将文件分发给参会者会消耗管理员太多时间并存在一定的安全风险。分发纸质文件可能会发生问题,比如文档丢失或送到错误的人手中。在统一平台进行文件分发可以降低发生风险的可能性。

会前会后董事会管理软件可以上传文件至文件库或会议议程中,管理员无需为董事打印纸质文件,即可完成文件的线上分发与传阅。董事使用平板即可浏览文件、参加会议、共享批注,而不必在纸质文件中翻找信息。

董事会文件工作的极简指南插图

文件更新

当文件信息或文件资料的内容发生变化,管理员需要重新发送文件及任务通知,并说明更新信息,防止董事混淆文件版本从而错过最新的文件信息。即使在文件搜集阶段,反复更新文件也容易造成文件版本的混乱。文件版本迭代记录,更新文件替代源文件,避免文件存储混乱和混淆不清。

文件归档

文件归集需要注意及时、全面、安全等方面,及时归档各类文件,使文件管理与存储统一详尽,同时又要注重安全性。当需要搜集多个部门上报的文件时,将所有的文件归集到一处既费时又费力,尤其是每个部门不只一份文件时。所有人穿插着传输文件,文件又反复的更新和修改,拉长了电子邮件无休止的沟通进程。

董事会文件工作的极简指南插图1

文件下载

线上分发文件时,为了保护文件的安全性,管理员可以设置董事或其他收到文件的工作人员对文件的操作,即设置用户权限。在会前会后董事会管理软件后台,可针对文件设置访问权限及下载权限,也可以针对不同用户、群组进行权限设置,在发文件之前即确定文件是否可以浏览、下载、批注等等。双重权限保障,从源头上防止涉密会议文件泄露事件发生。

保存在本地的文件可以满足董事随时的离线文件访问,文件保存在本地,但不离开平台。管理员只能在本设备的账号内离线浏览文件,不能在会前会后董事会管理软件以外的地方浏览董事会文件。

全文检索

文件库可存储与董事相关的集团报告、文件、数据等信息资料,方便董事线上检索并查阅,有效帮助董事全面了解行业发展动态和企业经营管理情况。在查找过往资料时,管理员或董事可以搜索文件夹名称、文件名称或关键词快速锁定文件位置。通过关键词查找相应文件,大大减少董事寻找对应文件的时间,大大降低了查找文件的时间成本。

文件格式

会前会后董事会管理软件支持上传多种格式文件,包含Word、Excel、PPT、PDF等常用的各类文件格式。文件上传后将会被转换为安全的PDF格式,无需借助额外软件。

在会前会后董事会管理软件中上传文件后,经程序处理统一呈现为PDF格式。不改变原始文件的内容、排版与状态,只是在董事打开文件时,会前会后董事会管理软件就会对相应的文件进行处理并呈现到应用程序中,文件格式转换不需要额外的费用。

董事会的文件工作可以通过会前会后董事会管理软件减少工作程序,文件的归集不再需要反复邮件沟通;文件管理也能通过权限设置等功能满足各方面的需求;文件集中在一处,随时可阅读,避免通过管理员查找文件。简化这些工作将大大减少的管理员在文件工作上的时间,将有限的时间与精力投入到文件内容等方面上去。


董事会管理软件的核心功能和实践指南

forrestyang 发布于 2023-10-30

董事会管理软件是董事会运作管理的数字化工具,如同其他行业的数字工具一样提高对应行业的工作效率,是针对董事会的工作流程研发,用于公司治理的数字平台。随着董事会工作线上处理的普及,许多问题也亟待解决,例如信息的安全性、履职的便捷性以及工作平台的统一性。董事会管理软件在使用时,董事会成员可以在其中进行传输、查阅、审批文件,并帮助董事会实现完整的会议流程和文件工作流程。

董事会管理软件的核心功能和实践指南插图

董事会管理软件:会前会后在董事会中的实践指南

1、董事会会议期间的无缝协作

从会前到会后,董事会管理软件提供一个统一集中的平台来优化董事会会议的沟通和协作。董事能够在此访问董事会所有重要信息和文件,并可以收到来自管理员实时更新的信息。通过安全的信息传递方式,确保董事会成员及时有效地共享重要信息。

在会议期间,董事可以在移动设备中查看和注释文档,协作处理审批项目和任务,以及实时通信。参会董事能够轻松地在董事会材料中标记重要的信息并在文件对应位置留下意见,这些批注可以同步到每位参会者文件上。

2、推动董事会无纸化办公运行

推动董事会无纸化办公运行,首先要实现文件电子化的安全存储、分发与管理。董事会管理软件的文件库可用于管理和存储与董事会工作相关的文件,这让董事会文件可以无纸化的安全方式将文件传递至相关董事手中,供董事线上查阅、审批,董事可以随时安全高效地访问和查看文件。

实时的文件更新能够保证董事时刻接收最新的信息,新文件覆盖旧文件,旧文件保存在历史版本的记录中,确保新旧版本的文件不会混淆,并能跟踪和记录文件版本的更改。

董事会管理软件还允许与其工作的外部相关工作人员共享文档,并实施严格的保密措施以保证信息的安全性。外部利益相关者可能包括审计师、法务或相关行政人员。

董事会管理软件的核心功能和实践指南插图1

3、增强董事会工作的安全性

数字化工具的使用总是让人怀疑安全性,担心信息存储是否安全,信息是否会外泄、涉密信息是否会被他人获知,设备丢失是否会导致账号密码泄露等等问题。董事会信息是高度机密的,会前会后董事会管理软件的文件库保护这些文件材料在安全的环境中,防止未经授权的访问和下载。管理员可以在文档上设置权限,以及排期设置。为了满足特定要求,会前会后提供了可自定义的水印功能,允许用户更改每个会议的水印。

4、简化董事会工作

线上进行文件的分发、查阅、搜集工作,也能够在平台内进行会议的全流程管理。董事会中的工作在一个软件中进行,董秘在后台发布工作任务、审批项目、分发文件,董事实时接收文件、履职任务,并和其他董事会成员实时交互。董事打开软件即可履职,实时跟踪信息、文件、任务的进展并及时收到反馈。

优化治理、简化工作主要在这些方面:

  1. 准备和召开董事会和委员会会议
  2. 通过视频通话进行内部和外部小组会议和董事会会议
  3. 多重内部管理
  4. 安全的企业存储
  5. 会议材料管理和分发
  6. 安排董事会无纸化会议
董事会管理软件的核心功能和实践指南插图2

会前会后的核心功能与优势:

通过会前会后董事会管理软件可完成董事会的管理运作、文件管理和会议管理等部分,在统一的平台上集中董事原本分散履职的操作。满足董事会在文件管理和无纸化会议需求,让董事会成员通过移动设备就能够轻松履职,会前会后董事会管理软件的核心功能主要有:

  1. 会议提醒、通知和安排
  2. 安全的文件库以存储董事会核心资料(存储机密的董事会信息)
  3. 文件整理、分发与归集
  4. 会中投票与电子签字
  5. 会议同屏,会中文件同步翻页
  6. 会议纪要一键导出
  7. 文件批注同步与协作
  8. 文件实时更新
  9. 文件共享与权限设置

随着数字化、信息化在全球范围的不断发展以及公司治理领域的深入,为提高董事会的线上运作管理能力和公司治理能力,企业董事会急需通过专门信息化平台来完成数字化转型。会前会后董事会管理软件的使用能够加强董事会的信息沟通渠道,提高董事会工作效率发展潜力,并能有效促进董事会成员履职时进行充分的意见沟通与决策协作。


从纸张文件向数字化转变,如何进行董事会无纸化工作?

forrestyang 发布于 2023-10-30

当工作从纸质流程到数字流程转变,这可能意味着不再需要打印董事会文件。文件的传递和分发只需要董秘手指轻点鼠标,董事即可在手机、平板上接收文件并审批任务。优化董事会文件工作,减轻文件工作压力,下面是董事会转向无纸化的好处:

  • 除了存档必要纸张文件,日常存储董事会文件可以使用董事会无纸化管理软件。将纸质文件转移到线上管理,这将为董事会成员腾出办公室的空间,提高工作效率。
  • 通过数字平台进行协作,这使董事会的工作集中到这一个平台上来,包括使用董事会管理软件召开董事会会议和董事日常履职,董事在线履职将变得更轻松。
  • 减少打印机与纸张相关的额外费用,节省成本。可以将节省下的时间、精力与金钱等资源,分配给更多的更有意义的工作和可以增值的流程,从而创造更大的价值。
  • 按照公司章程,将文件转变成电子格式,确保数据在上传或删除时的安全性。文件不离开平台,并进行定时定期的文件销毁,这比手动粉碎文档要安全得多。
从纸张文件向数字化转变,如何进行董事会无纸化工作?插图

在工作中减少纸张的使用,并非是强迫董事会工作完全无纸化。通过向无纸化的过渡,董事会能够发挥企业内良好的带头作用,践行社会责任,树立良好企业形象。

关于实现无纸化的常见问题

从长远来看,无纸化能为企业省钱吗?

无纸化是帮助董事会摆脱纸张最有利的方式,这可以归结为它为公司增加的投资回报率的价值。大大减少与纸张相关的成本,董事会可以将更多的资源分配给其他可以增值流程。随着纸张和人工费用上涨,从长远来看,无纸化可以为企业节省大量资金成本。

从纸张文件向数字化转变,如何进行董事会无纸化工作?插图1

数字文件是否安全,会不会发生数据泄露?

从员工的安全意识到所使用的软件本身的完整性,数据泄露风险取决于多种因素。然而,对于非常重视数据安全的公司来说,数据泄露的问题是可以被避免的。这意味着在这样的环境中,电子文档的处理就像纸质管理一样谨慎。通过审计跟踪,能够有效勘察系统中的每一步的操作,如若可以,这些记录都可以保存在用户本地。

董事会管理软件如何帮助董事会无纸化

董事会进行无纸化能够最大化生产力,实现工作效率和纸张流程之间的正确平衡是关键。董事会无纸化取代纸质文件,实现线上的文件上传、文件分发与传阅、文件更新、文件管理与存储等文件工作流程流转。

结合董事会中的工作,评估每位成员是否都能高效参加董事会的工作并完成董事会的工作任务。充分沟通协作的空间、统一的履职平台,随时查找信息的文件库,这些会为董事会做出优质决策与战略布局提供坚实的信息支撑和协作基础。

会前会后董事会管理软件不仅能够帮助董事会工作无纸化,还能够加强董事会成员协作与董事会治理,它以数字生产力为董事提供了实时沟通、无缝协作、随处履职的数字工具。同时,会前会后董事会管理软件还提供了董事会会议工具和无纸化文件管理,降低打印装订纸张会议文件和传递文件的成本,简化会议准备工作,并提供了注释、投票和签字工具。


子母公司董事会联结,如何管理集团内子公司董事会?

forrestyang 发布于 2023-10-20

在一些集团中要求,每家控股子公司董事会秘书负责与董事的日常工作联络,并明确工作机制,及时落实董事提出需要协同配合的事项和要求。子公司董事会与母公司董事会联系紧密,受母公司控制和管理。

子母公司是什么关系?

集团公司按产权特征可分为母公司和子公司。在法律层次上,当一个公司拥有另一个公司相当多的股份而能够对其加以实际控制时,则称前者为母公司,后者为子公司。

子母公司董事会联结,如何管理集团内子公司董事会?插图

母公司和子公司是相对而言的,母公司是有一个或一个以上子公司的企业,母公司一般具有更强大的资本和经济实力,对子公司从资产上进行管控,从而使母公司能够得到更高的效益、公司得到发展。而子公司就是受到母公司控制的公司,其在资本上对母公司有所依赖,服从于母公司的管理,并且生产经营的战略目标也与母公司的战略目标相一致、利润效益也和母公司的发展息息相关。

母公司应当是依法登记注册,取得企业法人资格的控股企业。子公司应当是母公司对其拥有全部股权或控股权的企业法人。母子公司之间是一种控制与从属的法律关系,这种关系不仅体现在母公司对子公司及其董事会战略层面的指挥权上。

母公司董事会与子公司董事会

《公司法》规定,有限责任公司设董事会,成员为三人至十三人;股份有限公司董事会成员为五人至十九人。国企改革三年行动中,大量的子企业董事会应建尽建,配齐建强。

虽然子公司是独立的法人,母公司与子公司名义上生产和经营等各方面各自享有自主的权利,但事实上存在管理与被管理关系。通常,母公司除了自身直接进行生产经营活动外,其主要职责还是对所属子公司的领导和管理。一些母公司对子公司的重大事项握有实际的决定权,可以安排子公司董事会的组成,可以直接使用权力任命董事会董事。

子母企业董事会同步会议信息

母公司董事会需要和其他子企业董事会联系,洞悉各企业的发展动向、经营状态并顺势调整,与企业内子公司董事会保持密切沟通。董事会会议是企业董事会决策的重要时刻,当母公司和企业下的众多子公司同开一场会议时,会前需要实时同步会议信息,会议召开后同步参加会议。

子母公司董事会联结,如何管理集团内子公司董事会?插图1

同步会议信息,无论是母公司的董事还是分公司的董事,在参加同一场会议之前,为避免不同组织内的董事收到的会议信息不一致,需要保证每一位参会者收到的信息是同步的,这包括会议文件的分发与更新、会议的基本信息。

通过会前会后董事会管理系统联结子企业董事会时,会前向参会领导发送会议通知和会议文件,便于参会领导提前了解会议时间、地点、议程等基本信息,也可以提前浏览会议文件,查看议案背景信息。当会议文件有更新时,参会领导能够实时接收最新的文件。参会者可以从各地加入会议,会中文件同屏、操作同步,加强了集团下的不同公司董事会联系与互动。

使用会前会后管理企业子公司董事会

一些集团中要求,每家控股子公司董事会秘书负责与董事的日常工作联络,并明确工作机制,及时落实董事提出需要协同配合的事项和要求。通过在会前会后董事会管理系统中设置子公司工作区,每一个子公司都可以在企业工作区中独立设置自己的工作区,与企业工作区相互独立、互不打扰,这有利于保护集团下不同企业董事会的信息安全。对于集团中任职多个公司的董事,通过切换工作区来实现在不同工作区的行权履职,董事办公履职更加便捷。

子母公司董事会联结,如何管理集团内子公司董事会?插图2

会前会后是全面的董事会管理系统,能够通过设置不同子公司工作区来管理集团内子公司,实现子公司董事会与母公司董事会的关系既能够相互独立,又能统一管理。子公司实行充分自身建设,以数字工具提升董事会决策水平与履职能力,在不违背企业整体发展大方向的同时,能够充分发挥自身主观能动性。


会前会后董事会门户的文件管理攻略,看这一篇就够了

forrestyang 发布于 2023-10-12

会前会后是以文件为核心的董事会门户管理系统,让文档在用户之间更容易传递,实时完成文件传输与更新,董事可以在信息更新时立即查阅信息。实现环环相扣的文件上传与分发、审阅与决议、存储与管理、协作与交流的文件工作流。

主要功能

系统文件库

它能够集中存储、统筹管理董事会日常工作或会议中的文件,作为董事会统一的信息中心,在任何需要董事会的文件时,都能够方便管理员快速查找文件以及董事会成员来自不同地区的在线访问。

文件批注

在文件上做批注可通过设定私人注释或共享注释区分注释是否公开。参会者基于同一文件实时批注,并实时同步至每一位参会者的文件上,这样是以文件为白板,在文件的PDF格式上批注,不会改变原有的文件内容。

会前会后董事会门户的文件管理攻略,看这一篇就够了插图

笔记工具

通过多种笔记工具注释文件,比如高亮笔、激光笔、钢笔等,注释方式有文字框,便利贴等等。妥帖安排观点、意见、疑问、文件重点等不同想法以不同的方式体现在文件上,注释永久保存,实时查看,一目了然。

文件权限

文件权限设置能够预先设定文件的下载、浏览、定期删除等设置的对象和范围。在一些涉密文件中,文件权限能够设定文件的可视范围,保护文件公开在有限范围的视线里,控制文件的流动。

解决董事会哪些问题?

1、远程会议的参会者协作

2、会中投票、签字的记录保存和统计

3、会中同屏不影响参会者自由浏览文件

4、取代纸质打印文件,参会成员在平板中查看、浏览会议材料

5、随时查看董事会文件信息

6、快速导出会议记录、投票结果,按预先的设置模板化输出

7、页面导航清晰、操作简单,减少董事学习时间

8、会议任务创建,一键发送会议通知

9、避免下发文件后,文件存储至本地导致文件外泄

会前会后董事会门户的文件管理攻略,看这一篇就够了插图1

产品优势

1、文件快速搜索,自助文档访问

2、董事会文件统一存储,收发归集

3、无需打印纸质文件,文件工作线上完成

4、远程会议文件协作,弥补远程会议文件协作软件工具空白

5、所有参会者集中在一份文件上注释

6、视频会议、会议同屏与成员自由浏览文件并行,互不影响

7、适用于多种会议形式下、任何移动设备中,灵活安装

曾与一个客户交谈时,客户表示“我们公司想要一个平台可以统一的管理我们的董事会会议文件,不再局限于那些繁杂的纸质的文件,那样效率太低了。”提高董事会文件工作的效率,提升董事远程文件协作能力,改善董事会的文件管理、收发归集,会前会后的使用有益于董事会相关的每一位成员、每一位工作者。


现在就开始降低成本并提高会议效率

会前会后系统,有什么特殊之处呢?

  • 企业级安全:加密、访问权限控制、设备安全
  • 跨平台支持:iPad、Android、Windows和Mac应用程序+ Web访问
  • 自动转换为PDF格式以减少手动转换
  • 自动存档实时私有和共享注释
  • 实时控制其他设备,以便在会议期间同步页面

会前会后还有许多其他功能,可以提高会议室的生产力、安全性和管理效率。

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