涉密会议文件材料管理是一个普遍问题。无论党政机关，还是企事业单位，都会通过召开会议来传达文件材料信息，而当会议议题、内容或者文件涉及机密时，对文件材料的管理尤其需要提高警惕、严防泄密。
然而，在实际工作中，涉密会议文件材料管理不当的问题却时有发生：
2013年3月，某部委工作人员娄某丢失1份机密级文件。经查，娄某外出参加会议返程途中，不慎将涉密文件遗失在公交车上。发现情况后，娄某立即向单位报告，并通过积极联系公交公司、向公安部门报案等方式进行查找，但未能找到。经评估，文件内容已在有关报告中对外公开，文件丢失不会带来实质性损害，有关部门给予娄某行政警告处分。
某集团企业张某在参加完涉密会议后，未按要求将密级会议文件交给秘书室，而是将文件带回自己办公室，而且疏于保管，随意放置在办公桌上。其他同事趁办公室无人，浏览文件内容后进行拍照，并通过互联网对外发送。被发现后，该企业随即对两人进行开除处理。
个人私自留存涉密会议文件的现象屡禁不止，究其原因，一方面是参会人员的保密意识淡漠，另一方面是涉密会议组织者的保密工作不到位，没有做好会议文件材料的管理。
涉密文件资料本应实行全过程管理，时时刻刻都要放在正确位置上、置于安全环境中。上述案例的直接责任人，在涉密文件资料保存、使用及携运过程中，使之不得其所，陷入“失位”危险，而从“失位”到泄密，仅仅只有一步之遥。
无论上市公司三会，或者金融、医疗、能源等涉密行业会议，都对涉密会议文件有严格的管理要求。党政机关文件材料包含国家机密，更应坚决抵制泄密，严格防范。根据保密法第三十一条规定：举办会议或者其他活动涉及国家秘密的，主办单位应当采取保密措施，并对参加人员进行保密教育，提出具体保密要求。
综上所述，防范涉密文件“失位”风险，为涉密会议文件的存储提供安全保密的环境、设施和设备，并提供必要的安全保密技术服务保障是十分必要的。
会前会后数字化会议系统，是一款助力企业更高效管理的数字化会议系统，以其先进的安全功能和端到端加密功能，为涉密会议文件管理提供了强大的解决方案。截至目前，会前会后数字化会议系统已在全球100多个国家备受信赖，遍布欧洲、亚太地区、美洲、非洲和中东地区。客户包括各国政府、富时100强公司、财富500强公司、教育行业、金融机构、非盈利组织等。
针对涉密会议文件安全防范，会前会后可以做到：
1. 可限制用户访问及下载文件的权限
在会前会后数字化会议系统后台，可针对会议议程及议程所附文件材料进行访问权限及下载权限设置，从源头上防止涉密会议文件材料泄密事件发生。
2. 文件水印
会前会后数字化会议系统可自动为文件生成水印，并且可以设置用户不能下载不带水印的文件，安全、简单、快速的防止文件泄露或被人利用。
3. 审计跟踪
可跟踪系统中每个操作的发起人和执行人，包括所有登录尝试、文件上传、文件下载以及授予用户和用户组权限的操作。
4. 设备遗失
一旦个人设备遗失，可以远程操作清除设备上的数据，保护机密不外泄。同时，当检测到猜测密码时，系统也会自动锁定可疑的用户帐户并清除设备缓存数据。
除此之外，会前会后团队定期进行应用程序和基础设施渗透测试，24小时全方位保障系统安全性及稳定性。发展至今，会前会后数字化会议系统已经成为国内外无数企业会议中坚不可摧的“安全卫士”。
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