董事信息同步不及时?文件安全没保障?试试这一招

forrestyang 发布于 2024-06-13

信息同步是团队合作的基础,董事信息同步不及时极易造成信息不对称影响沟通交流和决策,如何保证及时将信息同步给所有董事?可以尝试将董事会的文件及归类整理到一个平台上,董事需要文件时可以从中查找,需要董事审阅的文件可以向董事推送通知,同时对涉及隐私和敏感信息的内容。

董事信息同步不及时?文件安全没保障?试试这一招插图

在分发文件中注意保护隐私安全,帮助企业文件存储、管理、共享与协作,使用会前会后系统管理董事会文件,平衡安全性与便捷性,主要优势在:

多端访问、多端同步

会前会后系统可以多端访问、多端同步,避免在董事的不同使用设备中存在信息差。董事无论使用手机、平板,还是笔记本电脑,浏览记录、文件批注等所做操作都会在不同使用设备的个人账号中同步,这确保董事无论在哪台设备上登录,账号内容都能保持一致。

文件集中管理,工作有痕迹

文件存储散乱、查找困难,信息共享低效,存在泄露风险……在企业文件管理中,董事会的文件信息是公司核心的机密信息。邮件等平台并不适宜内部机密文件的分发与传输,不仅是因为文件传输平台散乱,无法集中管理机密信息,还因为无法控制信息的本地存储。

会前会后系统集中存储董事会的信息,构建董事会内部信息文件平台,成为董事存取文件的唯一方式。无论存取、查看或下载,皆有审计跟踪保存记录在后台。

文件内容实时沟通,多样化的沟通方式

当董事会成员之间的信息交流不畅,很难满足董事及时获取决策所需的重要信息。理性和经验、内部和外部、争议与困惑、反对与同意交织在一场决议中,充分沟通,有利于促进董事会成员间消除分歧达成共识。

会前会后系统支持董事在浏览文件时实时在文件上留下批注,共享给其他董事;或者采用讨论群组的方式,和想交流的董事(们)单独沟通,便于增强议事民主气氛,提高董事的议事参与度。

文件安全管控,安全保护

文件安全管控,着重于分发与下载、权限控制、存储与删除等方面。会前会后系统有细颗粒度的文件权限、自动文件水印、双重身份验证,审计跟踪、排期删除等安全手段,从内容和外部两方面为董事会文件提供安全保护,保护企业机密看数据信息只留在会前会后平台内部。

董事信息同步不及时?文件安全没保障?试试这一招插图1

会前会后系统能够促进董事会工作规范与留痕,把控决策、审议、会议的流程规范,加强董事会不同成员间的信息共享,减少信息不对称,促进董事会成员协同工作与达成共识,督办董事会会议决议执行落实。以数字化赋能董事工作履职,提升董事会运行管理效能。


新公司法完善董事会表决程序,董事会决议不成立有哪些情况?

forrestyang 发布于 2024-06-13

董事会在公司治理内部机制中居于核心地位,发挥着“定战略、作决策、防风险”的重要作用。行之有效的董事会,是现代公司维持组织稳定性和可持续发展的核心动力。

新公司法完善了董事会表决程序,增加了董事会决议过半数的规定,明确了几种决议不成立的情况。新公司法于2023年12月29日修订通过,2024年7月1日起正式施行。为了保证董事会决议的效力,应规避影响决议效力的情形。

规定决议方式:过半数通过

《公司法》第73条规定:董事会的议事方式和表决程序,除本法有规定的外,由公司章程规定。董事会会议应当有过半数的董事出席方可举行。董事会作出决议,应当经全体董事的过半数通过。董事会决议的表决,应当一人一票。董事会应当对所议事项的决定作成会议记录,出席会议的董事应当在会议记录上签名。

新公司法完善董事会表决程序,董事会决议不成立有哪些情况?插图

董事会决议一人一票,应经过全体董事的半数以上,出席会议的董事应当在会议记录上签名,这也是董事履职以及责任免除界定的根据之一。

董事会决议:决议不成立

根据新公司法第二十七条规定,有下列情形之一的,公司股东会、董事会的决议不成立:

1、未召开股东会、董事会会议作出决议;

2、股东会、董事会会议未对决议事项进行表决;

3、出席会议的人数或者所持表决权数未达到本法或者公司章程规定的人数或者所持表决权数;

4、同意决议事项的人数或者所持表决权数未达到本法或者公司章程规定的人数或者所持表决权数。

即如果董事会未召开会议或开会未表决而直接做出决议、出席会议的人数和表决权数达不到法律和章程的规定、表决结果达不到法律和章程的规定,会议决议不成立。

除此之外,若会议召集程序、表达方式违反法律法规或公司章程,股东自决议做出之日起60日之内,可诉请撤销(会议召集程序或表决方式仅有轻微瑕疵,对决议未产生实质影响的除外)。

新公司法完善董事会表决程序,董事会决议不成立有哪些情况?插图1

把控决策流程,提高运作规范水平

使用安全可靠的董事会会议管理工具,实现董事会会议组织与管理、议案征集与审核、各会议召开方式在线协作,决议投票、会议记录与签署、决议督办等环节按预设流程规范进行。

相关人员需明确董事会决策相关的提案流程以及会议审议表决流程,健全董事会内部信息文件库,进一步提升董事会运作规范水平,加强对董事会决策流程的把控。

会前会后系统:安全科学的董事会会议管理工具

董事会负责处理企业内一些机密的文件材料信息,电子邮件曾在一段时间内适合董事会沟通和文件共享,但它许多潜在的风险和缺点使得董事会机密文件的传输存在安全风险。会前会后系统将整合董事办公、董事会会议、董事会管理与运作等工作,为董事会提供集中信息、统一办公的信息管理工作平台,文件库模块用以存储日常企业文件、决策背景信息,为决策提供丰富的资源和信息,优化决策。 会前会后董事会会议管理工具提供董事履职信息支撑系统等董事会决策科学性的技术保障,有效提高董事会议事质量、决策效率与规范运作,提升董事会决策的科学化、规范化水平。


如何在企业会议中避免理解偏差?

forrestyang 发布于 2024-06-06

理解偏差的存在很难让人们达到共识,尤其在会议中,理解偏差会导致参会人员难以形成会议共识,跑题或争论并坚持自己的见解,议而不决,无法进行有效的决策,甚至经常无法把会议进行下去。

如何在企业会议中避免理解偏差?插图

造成理解偏差的主要原因之一是信息不对等。

每个人接收信息、处理信息的能力不一样,也就是认知水平各有不同。不同的身份、经验、角色、工作环境等因素影响了参会者的信息接收渠道、理解方式,包括语言障碍和文化差异。尽管卓越的现代通讯技术能够实现快速的信息传递,但由于参会者的不同身份角色,所属不同地区或不同子公司,更加考验信息共享和会议信息整体协调性。

避免理解偏差,首先要提升参会者对会议文件的了解程度。

当不同参会者对会议的了解程度参差不齐,对会议内容存在理解偏差,势必会影响会议的效率和完成质量。一些参会者在会前提前了解过会议议案相关的背景信息,对会议内容了如指掌,也有部分参会者没有提前了解或额外了解会议文件以外的内容,只接收到了有限的信息,少部分参会者时间精力有限,只在会议中了解信息。

提前将会议议程、会议文件和背景资料发给参会者。当每一位参会者都对讨论内容有所了解,有自己的思考和准备,当讨论开始时,参会者已经对议题有了一定的了解和思考,从而提高会议讨论效率和质量。

提前确定会议目标,避免会议陷入争议里。

避免理解偏差,会前需确定会议的主题目标和明确方向,形成有效的讨论和决策、共同的会议结果共识。明确会议要完成哪些会议任务,有哪些重点和议题避免在会议陷进问题或争议里。

如何在企业会议中避免理解偏差?插图1

会前会后—企业高管会议中的信息和沟通媒介

企业高管会议将时间紧张的高管们聚集在一起,商讨问题的解决方案与企业的发展方向等。会前会后系统为高管提供信息和沟通媒介,为高管会议提供充分的信息支撑服务和信息沟通保障。

会前会后电子文件库可作为向各位董事传播信息的单一信息源,这有助于参会高管及时掌握与会议相关的企业工作动态、财务数据、各版块经营情况、改革发展等信息,通过共享批注实时交流意见想法,提高不同高管的信息对称度,以及接收信息的正确性,保障会议高效讨论、有效决策。


新《公司法》下,董事有哪些责任义务?

forrestyang 发布于 2024-06-06

2023年12月29日,全国人民代表大会常务委员会七次会议修订通过《中华人民共和国公司法》,并于2024年7月1日起施行。修订后的公司法允许公司只设董事会、不设监事会。当公司只设董事会时,应当在董事会中设置审计委员会行使监事会职权,同时新《公司法》适当扩大了法定代表人的选任范围,不再是只由董事长来担任。

新《公司法》下,董事有哪些责任义务?插图

董事会职权的相关规定

根据《新《公司法》》第六十七条 有限责任公司设董事会,本法第七十五条另有规定的除外。

董事会行使下列职权:

(一)召集股东会会议,并向股东会报告工作;

(二)执行股东会的决议;

(三)决定公司的经营计划和投资方案;

(四)制订公司的利润分配方案和弥补亏损方案;

(五)制订公司增加或者减少注册资本以及发行公司债券的方案;

(六)制订公司合并、分立、解散或者变更公司形式的方案;

(七)决定公司内部管理机构的设置;

(八)决定聘任或者解聘公司经理及其报酬事项,并根据经理的提名决定聘任或者解聘公司副经理、财务负责人及其报酬事项;

(九)制定公司的基本管理制度;

(十)公司章程规定或者股东会授予的其他职权。

公司章程对董事会职权的限制不得对抗善意相对人。

董事的忠实和勤勉义务

第一百八十条:董事、监事、高级管理人员对公司负有忠实义务应当采取措施避免自身利益与公司利益冲突,不得利用职权牟取不正当利益。

董事、监事、高级管理人员对公司负有勤勉义务执行职务应当为公司的最大利益尽到管理者通常应有的合理注意。

公司的控股股东、实际控制人不担任公司董事但实际执行公司事务的,适用前两款规定。

董事都有哪些责任?

1、核查、催缴出资

第五十一条:有限责任公司成立后,董事会应当对股东的出资情况进行核查,发现股东未按期足额缴纳公司章程规定的出资的,应当由公司向该股东发出书面催缴书,催缴出资。

未及时履行前款规定的义务,给公司造成损失的,负有责任的董事应当承担赔偿责任

2、股东抽逃出资

第五十三条:公司成立后,股东不得抽逃出资。

违反前款规定的,股东应当返还抽逃的出资;给公司造成损失的,负有责任的董事、监事、高级管理人员应当与该股东承担连带赔偿责任

3、董事会决议

第一百二十五条 董事会会议,应当由董事本人出席;董事因故不能出席,可以书面委托其他董事代为出席,委托书应当载明授权范围。

董事应当对董事会的决议承担责任。董事会的决议违反法律、行政法规或者公司章程、股东会决议,给公司造成严重损失的,参与决议的董事对公司负赔偿责任;经证明在表决时曾表明异议并记载于会议记录的,该董事可以免除责任

4、财务资助

第一百六十三条 公司不得为他人取得本公司或者其母公司的股份提供赠与、借款、担保以及其他财务资助,公司实施员工持股计划的除外。

为公司利益,经股东会决议,或者董事会按照公司章程或者股东会的授权作出决议,公司可以为他人取得本公司或者其母公司的股份提供财务资助,但财务资助的累计总额不得超过已发行股本总额的百分之十。董事会作出决议应当经全体董事的三分之二以上通过。

违反前两款规定,给公司造成损失的,负有责任的董事、监事、高级管理人员应当承担赔偿责任

5、执行职务

第一百八十八条 董事、监事、高级管理人员执行职务违反法律、行政法规或者公司章程的规定,给公司造成损失的,应当承担赔偿责任

第一百九十一条 董事、高级管理人员执行职务,给他人造成损害的,公司应当承担赔偿责任;董事、高级管理人员存在故意或者重大过失的,也应当承担赔偿责任

6、关联交易和同业竞争

第二十二条 公司的控股股东、实际控制人、董事、监事、高级管理人员不得利用关联关系损害公司利益。

违反前款规定,给公司造成损失的,应当承担赔偿责任

第一百八十二条 董事、监事、高级管理人员,直接或者间接与本公司订立合同或者进行交易,应当就与订立合同或者进行交易有关的事项向董事会或者股东会报告,并按照公司章程的规定经董事会或者股东会决议通过。

董事、监事、高级管理人员的近亲属,董事、监事、高级管理人员或者其近亲属直接或者间接控制的企业,以及与董事、监事、高级管理人员有其他关联关系的关联人,与公司订立合同或者进行交易,适用前款规定。

第一百八十三条 董事、监事、高级管理人员,不得利用职务便利为自己或者他人谋取属于公司的商业机会。但是,有下列情形之一的除外:

(一)向董事会或者股东会报告,并按照公司章程的规定经董事会或者股东会决议通过;

(二)根据法律、行政法规或者公司章程的规定,公司不能利用该商业机会。

第一百八十四条 董事、监事、高级管理人员未向董事会或者股东会报告,并按照公司章程的规定经董事会或者股东会决议通过,不得自营或者为他人经营与其任职公司同类的业务。

第一百八十六条 董事、监事、高级管理人员违反本法第一百八十一条至第一百八十四条规定所得的收入应当归公司所有。

7、利润分配监督

第二百一十一条 公司违反本法规定向股东分配利润的,股东应当将违反规定分配的利润退还公司;给公司造成损失的,股东及负有责任的董事、监事、高级管理人员应当承担赔偿责任。

8、减资监督

第二百二十六条 违反本法规定减少注册资本的,股东应当退还其收到的资金,减免股东出资的应当恢复原状;给公司造成损失的,股东及负有责任的董事、监事、高级管理人员应当承担赔偿责任。

9、及时清算

第二百三十二条 公司因本法第二百二十九条第一款第一项、第二项、第四项、第五项规定而解散的,应当清算。董事为公司清算义务人,应当在解散事由出现之日起十五日内组成清算组进行清算。

清算组由董事组成,但是公司章程另有规定或者股东会决议另选他人的除外。

清算义务人未及时履行清算义务,给公司或者债权人造成损失的,应当承担赔偿责任。

第二百三十八条 清算组成员履行清算职责,负有忠实义务和勤勉义务。 清算组成员怠于履行清算职责,给公司造成损失的,应当承担赔偿责任;因故意或者重大过失给债权人造成损失的,应当承担赔偿责任。

新《公司法》下,董事有哪些责任义务?插图1

新《公司法》梳理了董事责任承担的逻辑,对董事归入责任、董事执行职务的责任、董事违反清算义务的责任和董事对第三人责任等方面加以说明。新《公司法》加强董事会的职权之后,也对董事要求了更多的义务和更重的责任。


公司治理数字化:以数字化转型促进企业国际化经营

forrestyang 发布于 2024-06-06

在全球化背景下,许多企业出海,开拓国际市场,开展国际化经营。当企业走出国门,在全球范围内配置生产要素和资源,不仅能够缓解国内的产能过剩,开辟新的市场,还能够提企业竞争力。

提出国际化经营的内涵

最早提出企业国际化经营内涵的Carlson指出,企业经营的国际化是逐渐提高对国外市场的资源承诺度。而我国学者对于企业国际化经营也展开了多方面的研究,定义更偏向战略管理论,认为企业战略是根据经营环境和自身核心竞争力的变化而采取的一系列策略和行动。有学者认为中国企业在国际化过程中主要采用市场节奏性扩张战略、产业链延伸战略和价值链递进战略三种不同类型的增长战略。

企业实施国际多元化策略的重要原因是为了延长产品的寿命,还有为了获得更多的资源,寻求资源、拓展市场、提高效率以及实施全球化战略。

公司治理数字化:以数字化转型促进企业国际化经营插图

数字化转型与企业国际化经营

随着新一代信息技术的广泛应用,传统的行业壁垒和市场边界被打破,产业竞争格局随之改变,在新的竞争格局之下,数字化转型将升级作为核心战略,深入企业运营中的每个业务流程,重构产业核心竞争优势。

核心竞争力是企业竞争优势的源泉,寻找新的客户是对企业和产品的一种打磨,有助于提高企业竞争力和韧性。从单一的国内市场扩展到海外市场,将企业的经营活动扩展到全球的不同地区,企业可以在更大的范围内学习新的技术、管理经验,积累对顾客需求的认识,由此打造出更强的核心竞争力。

曾有学者统计相关数据发现,进行数字化转型的企业比未进行数字化转型的企业、数字化转型程度较高的企业比数字化转型程度较低的企业有更高的国际化经营概率和水平。

企业从数字化转型带来的信息和资源获取便利,提高信息处理和资源配置效率,提高业务流程的效率和灵活性,以降低企业国际化经营的成本和风险,国内外通力合作,分享资源、拓展市场渠道,实现资源共享和互补优势,并可以通过促进企业技术创新。

跨国公司治理工具协作与共享,数字化手段进行企业治理

在此情况下的企业治理,既具有一般企业的公司治理特征,又具有跨越国界和地域的更加突出各种利益相关者受委托责任的新内涵。企业可以通过数字化和自动化的手段,提高信息透明度,减少信息不对称,提高企业在国际化经营中的管理效率,从而有效降低企业在国际化经营中的企业管理成本。

公司治理数字化:以数字化转型促进企业国际化经营插图1

会前会后,在更复杂的公司治理中发挥作用

企业在国际化经营中面临着诸多挑战,而会前会后跨国公司治理工具能够支撑企业整体治理体系,在全球范围内形成企业内部治理网络,优化战略协作互动与协同,在高效交互中,优化治理效率。

会前会后系统是一款享誉全球的董事会门户管理软件。通过建立创新的技术解决方案,完善董事会工作机制,使董事会成员轻松高效的行权履职与科学决策。在此,跨国企业能够轻松高效召开在线董事会会议,董事能够在线履职,其相关的公司治理文件也能得到安全保护。 当工作环境在现实的物理空间受到局限,不妨转向虚拟的数字工作空间,将会前会后系统更深入地链接到董事会工作流程中,提高董事会成员互联互通和共享协作的能力,优化董事会流程,助其更有效地工作并做出明智决策。


现在就开始降低成本并提高会议效率

会前会后系统,有什么特殊之处呢?

  • 企业级安全:加密、访问权限控制、设备安全
  • 跨平台支持:iPad、Android、Windows和Mac应用程序+ Web访问
  • 自动转换为PDF格式以减少手动转换
  • 自动存档实时私有和共享注释
  • 实时控制其他设备,以便在会议期间同步页面

会前会后还有许多其他功能,可以提高会议室的生产力、安全性和管理效率。

申请报价或试用


或进一步了解会前会后的功能 >>

体验会前会后

了解会前会后如何为您带来卓效的会议体验—无论您在哪里,使用什么平台。

Azeus Convene - Trial

为您的企业获取
会前会后免费版

免费试用
Azeus Convene - Demo

安排免费演示
了解会前会后使用细节

安排演示
Azeus Convene - Price Quotation

了解会前会后
更多产品功能细节

咨询更多