充分发挥董事会作用,让决议落地见效

forrestyang 发布于 2024-06-26

督查督办是贯彻会议决议部署、推动决策实施、促进工作落实的重要途径之一。董事会决议落实工作可以分为日常决议落实和董事会会议决策落实跟进,董事会的决议落实有利于加强董事会的监督作用,让决议战略落地生效,这对增强公司管理治理水平有着重要意义。

公司法落实董事会决议方面的规定是什么?

新《公司法》规定董事会决议的表决,实行一人一票。董事长召集和主持董事会会议,检查董事会决议的实施情况。董事会应当对所议事项的决定作成会议记录,出席会议的董事应当在会议记录上签名。同时,董事应当对董事会的决议承担责任。董事会的决议违反法律、行政法规或者公司章程、股东会决议,给公司造成严重损失的,参与决议的董事对公司负赔偿责任;经证明在表决时曾表明异议并记载于会议记录的,该董事可以免除责任。

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董事在董事会会议上的表决事关董事会决议,进而影响到公司的利益,同时关系到董事对公司损害赔偿责任的承担,需要董事以高度负责的态度对待所议事项的表决,审慎决策。

董事会决议是董事会决策意志的体现

董事会决议是指董事会就董事会会议审议的事项,以法律或章程规定的程序表决形成的决议,是董事会集体意志的体现。

董事会决议有效落实关系着董事会科学决策落地、董事会制定的战略在企业中得到贯彻落实的结果与质量。“董事会决议的生命力在于执行。董事会决议能否贯彻执行,直接影响企业重大事项是否能够按照董事会的要求落实落地,以及董事会运作决策的有效性。”

随着现代企业制度的不断完善,企业董事会运行逐步规范化。为了确保决策的合法性和有效性,董事会决议的形成和执行需要严格遵循法律规定与公司章程。决议的落实是董事会决策的核心,加强对董事会决议执行的监督管理,有助于企业提高董事会运作的规范性与有效性,提升企业治理水平,防控重大风险。

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董事会重大决策事项的全流程监管

凡事有交代、件件有着落、实施有回音,执行董事会决议的部门主体较多,通常涉及多个职能部门、下属企业,在任务分配以及过程跟踪时,很难及时跟进进程或结果。同时,董事会决议的执行链条较长、涉及环节较多,容易导致决议执行管理存在滞后性和片面性,各执行部门难以及时、有效地反馈执行信息。

董事会决议:会前会后系统的优势

决议清晰、准确、可行,是决议跟踪落实的前提。会议结束及时导出决议结果或会议纪要供董事签字,会前会后系统方便董事会会后决议执行,分配并关注董事会决议落实工作的实时进展。

1、丰富决议落实办法

会中向相关人员指派具体任务;通过邮件提醒被指派人认领任务,在任务截止日期前再次派发邮件提醒,任务完成后在系统中手动修改完成状态、系统邮件通知指派人任务已完成。执行人认领任务后,可在“项目跟进”功能中随时查看被分配的任务,任务按建立日或到期日排列,清晰有序,方便任务执行。

2、规范督办质量

执行人可以随时记录任务推进情况,任务发起人可在自己的设备端查看,从而时刻掌握任务进展,保证任务推进效率。一旦任务落实过程中出现错误也可以及时提出纠正。

3、保存落实记录

在会前会后系统中,跟进项目被设置为一个功能模块。无论是在会议中创建的跟进项目,还是在会外创建的跟进项目,记录都会显示在跟进纪要模块中。 作为董事会会议管理工具,会前会后系统加强对董事会决议的全流程管理,一体推进董事会各项决议的执行与企业重大事项的督办管理,确保各项决议顺利落实、决策执行取得实效,最终形成决策执行闭环。


如何为董事会会议做准备?

forrestyang 发布于 2024-06-20

召开一场富有成效的董事会会议需要花费大量的时间,可能要进行数周的沟通和拉扯,这些对董事做好充分准备至关重要。真实情况下的董事会会议往往需要大量的时间来准备,使用董事会会议工具能有效节省董事会会议准备时间、提高效率,保护董事会的信息安全。

新公司法实施后,董事会会议议事程序有哪些变化?

  1. 可以采用电子通信方式
  2. 半数董事出席方可举行
  3. 一人一票,全体董事过半数通过

新公司法修订后,明确董事会会议可以采用电子通信方式,同时会议要求半数董事出席方可举行,董事一人一票,全体董事过半数通过。要求如下:

如何为董事会会议做准备?插图

如何为董事会会议做准备?

一、会前筹备

有言到“工夫在诗外”,会议准备的多数工作也在会议之前。在会议召集阶段,会议召集人根据现实情况确定参会方式、在会议通知环节,要保证参会者在合理时间内收到会议文案等相关资料,对参会者的是否出席和参会方式做相关统计。

1、确定会议内容

会前由各部门提交议题,议题通过后编辑撰写议案,董事会办公室对撰写方式、格式、内容流畅性进行把关,通过后提报董事会秘书,董秘对所有议案进行符合性审查,确定会议内容。

会前确定会议议题、议程、议案,明确召开董事会的目的,时间、地点、审议内容、参会人员等等,准备好会议文件和参阅资料,为会议做好充足的信息准备。

2、发送会议通知

按照公司章程及法律规定的时间及时向参会董事发送会议通知和文件资料,及时沟通出现的问题和需要解决的困难。按照公司章程规定的时间,通常为会议召开前10日通知,可以以书面通知、电子邮件或电话等方式,确保所有董事都能收到参会通知。

3、会前信息更新

会前更新会议议程信息或更新会议文件是常有的事,当文件有修改后及时将最新文件发送给参会董事,以适应信息的变化。

4、创建线上会议并完成其他会议准备

在会议前将会议议程议案投入到相关的会议软件中,设置相关议程顺序,调试现场会议设备等等。

二、会议召开

在会议开始时,按照规定进行出席确认,会议议程尽可能保证参会者的信息同步进而信息共享,表决程序需要根据会议召开方式和表决方式明确有效表决的形式和时间要求。

1、会议签到

准备会议签到表,记录董事及列席人员出席情况。

2、记录董事建议与意见

及时记录董事意见有利于保证决策过程的透明性和公正性,展现董事在决策过程中的观点和立场,加强董事之间的沟通和协作,有助于后续决策参考和策略调整,并符合治理规范要求。

3、决议形成与记录

会中对讨论的事项形成决议,会后生成决议汇总页或将决议结果置于会议记录中交由参会董事签字。安排工作人员记录会议内容,包含讨论信息、观点意见、表决结果等,及时生成会议记录供参会董事签字。

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三、会后总结

会议准备工作在会后召开结束就结束了吗?不是的,会后仍需要工作人员对会议整理和存档。

1、任务督办

会中决议及时落实督办,确保得到有效执行,并对会议决策落实进行跟踪和监督,避免决策在执行过程中出现偏差和延误。

2、会议材料存档

生成会议纪要,交由董事签字后,和其他会议材料一起按照相关法律和公司章程的要求进行存档,对重要文件进行规范化管理,保护会议材料的完整性和安全性。

会前会后:覆盖全流程的董事会会议工具

会前会后董事会会议工具是一个全面的董事会会议管理平台,它帮助董事会将成员聚集在一个平台上完成所有工作并进行监控。会前会后董事会会议工具能够召开会议、安全访问企业文件、成员实时沟通和协作,用高效、安全的数字化解决方案取代了基于纸张的会议管理。 借助会前会后系统,您可以为董事会配置一个强大的董事会办公软件,可促进高效协作、增强治理实践,并使您的组织不断优化,提高董事会治理能力。


为何企业都在流行混合会议?

forrestyang 发布于 2024-06-20

混合会议改善了工作场所的沟通,通过问答、群组讨论、文件批注、多种笔工具、虚拟白板、页面同步等高级功能,帮助参会者提问和交流想法。

什么是混合会议?

混合会议是一种结合现场会议和线上会议来召开会议的方法,这种会议方式允许现场和远程的参会者通过视频会议或其他会议工具进行协作。

如果执行得当,混合会议方式可以更加高效,并能减少所有参会者的麻烦。在 Live Career的一项调查中,49%的受访专业人士表示他们同时参加线上和现场会议,而仅参加线上会议的这一比例为26%。线上会议可以有效减少时间的浪费,不同地方的参会者可以在同一时间进行即时交流,提高参会者的出席率。

为何企业都在流行混合会议?插图

混合会议的优势

1、日程安排更灵活

在繁忙的日程安排出差参加现场会议,疲惫的身体容易使参会者降低参会积极性。混合会议可以大大减少路程时间并让参会者选择适合自己情况的会议地点,这为参与者提供了更多便利。与此同时,混合会议能够满足参与者的个人习惯和偏好来促进会议的包容性,无论他们是在会议现场还是线上。

2、出席率更高

鉴于混合会议提供的便利性和灵活性,出席人数可能会更高。参与者不必担心地理距离,也不必担心需要花费的时间和成本。参会者可以共享文件并进行同步演示,在不同的时区和地理位置参与会议互动。

3、成本效益

混合会议不一定需要参会者的差旅费用、出差补助和可能的场地租赁,这意味着组织混合会议的成本更低。

4、提高参与度

进行混合会议的另一个优势是可以使用高互动性的会议工具。这为现场参会者和远程参会者提供了在会议期间进行沟通和协作的多种方式和途径,包括文档共享和批准、实时投票和投票,以及现场问答等。

5、符合绿色可持续性 传统会议需要很多资源,如印刷材料、装订工具、粉碎设备等,除了提高会议成本,还会造成纸张资源的浪费。混合会议减少了参与者对纸质文件与远途出行的需求,降低碳足迹,绿色参会。

为何企业都在流行混合会议?插图1

使用专为混合会议构建的平台

许多公司使用多个应用程序举办混合会议。一个用于创建议程和会议记录,一个用于线上文件的安全共享,另一个用于视频会议。优化会议流程,选择会前会后混合会议工具是最好的方法。

使用会前会后混合会议工具,无需同时处理多个应用程序,而是覆盖混合会议需求的集中会议平台。

  • 高效的议程制定:只需单击几下即可轻松创建和共享会议议程,并确保所有参会者的无缝协作。
  • 会议管理:会议环节流畅衔接,并确保线上参会和现场会议参与者都能有效地参与会议协作。
  • 集中资源访问:会前会后混合会议工具将所有会议材料集中起来以便快速访问,促进高效决策,使现场和线上参会者都能随时了解情况。
  • 实时会议工具:通过视频会议、演示控制、会议内投票、记笔记和操作分配,让不同参会方式的参会者共同参与进来,提供交互式和包容性的混合会议体验。

为保证混合会议的效率与质量,企业有责任创造一个开放的环境,让参与者积极的参与其中,发表观点,畅所欲言。会前会后混合会议工具为其提供优质的参会体验,确保会议的顺利进行和高效决策、有效沟通。


涉密文件当废品卖,涉密文件如何安全便捷销毁?

forrestyang 发布于 2024-06-20

前几天,一位大爷在废品收购站买到四本涉及军事的涉密文件登上热搜,此事源于相关工作人员没有按照涉密文件销毁流程,缺乏保密意识,将200余本涉密资料当做废品出售,导致涉密信息在外部曝光。

无论是在企业内部还是在机关单位,规范的信息管理和安全的数据隐私空间、以及不断提高的保密意识无疑是保护信息安全的重要手段。虽然发生涉密文件当废品卖掉事件,主要是因为相关员工保密意识的欠缺,但这件事情也体现出了粉碎销毁文件是一件十分麻烦的事。

涉密文件当废品卖,涉密文件如何安全便捷销毁?插图

企业中也会时常面临这种问题,每次董事会会议结束后存在着大量文件需要及时销毁,为追求效率与时间,许多企业将内部涉密文件以电子文件的形式进行收发和管理。会前会后系统为企业提供涉密文件安全便捷销毁或更加优越的文件管理方式,在会议结束或到达预设的特定时间,自动删除文件或更改文件范围。

文件定时删除

对于涉及企业机密的文件,可以通过排期处置提前设置涉密文件在分发/会议的后续处理,将文件定时删除。发布审批项目/会议前,管理员设置项目文件的排期操作,没有设置排期动作时文件不会有任何操作;在设置排期动作时,管理员可以将其设置为项目截止日期几天后删除。到期后自动删除会议文件,简化会议文件销毁工作。会前会后系统严控离线文件在线阅览,所以,文件既不能离开平台,也能避免文件删除却因用户本地下载而留有备份的情况。

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文件权限更改

更改文件权限这种方式,可以保留会议记录,只是普通用户无法浏览文件内容以及文件记录,只有管理员或管理员设置的特定角色/人员才能浏览。排期删除设置在截止时间后关闭除管理员以外的浏览权限,只有管理员一个人可以看见文件。

删除会议注释

会议注释是记录一些会议重点、讨论意见和观点的方式,但删除会议注释一方面是为了保持文件整洁、便于管理归档和查阅,保留它们会使文件显得混乱,影响阅读体验。另一方面是为了避免他人的误解。避免公用账号使用者对上一个用户所做的未经会议讨论确定的个人想法,误解为会议讨论结果,影响个人判断或会议信息外流。

安全管理涉密文件需要综合考虑多个方面,保护涉密信息安全,需要对涉密文件的处理、存储、传输和销毁等各个环节的规范操作,才能有效地保护涉密文件的安全和机密性。会前会后系统通过及时销毁、设置权限、加密技术等方式防止未经授权的访问和篡改,保护涉密文件在传输和存储过程中的安全性。


企业无纸化会议全流程管理方案

forrestyang 发布于 2024-06-13

与传统会议相比,无纸化会议能够避免打印材料浪费严重、会议组织繁杂低效、资料保密性差等问题,在时间、材料、人工等方面节省成本,优化会议效率和参会体验,适配企业信息化的高速发展。

无纸化会议是指通过利用现代先进技术和设备,将会议所需的纸质性文件转化为电子化的形式进行呈现的一种新型会议方式。这种会议形式既不受场地限制,又无需耗费大量纸张,从而提高了会议效率和会议质量。

企业无纸化会议全流程管理方案插图

寻找简化会议流程的解决方案

企业会议普遍面临着影响会议效率和参会质量的问题,包括会前准备时间长、参会者参会体验差或参会者不愿发言等种种问题,还包含着:

  • 批量打印会议文件文件并装订成文件包
  • 临时更改文件内容,重复文件装订工作
  • 文件管理的安全措施与访问控制
  • 文件内容集中讨论与记录
  • 线上+线下会议流畅进行

向无纸化会议和安全信息共享的过渡

无纸化会议从会议通知、议案安排到会议记录,都将会议资料以数字形式呈现,彻底摒弃了纸质资料的使用,好处不仅仅在于环保低碳成本少,还有利于文件资料分发与管理、参会者会议资料随身携带,会后文件的销毁以及临时性的文件更新,更有助于将会议所有敏感的信息都集中在一起,避免信息安全受到威胁。

在会议流程中,无纸化会议无时无刻不展现其高效的一面,电子形式流转的会议资料、高效的参会人员管理、全流程畅通的会议管理服务。无纸化会议将会议管理员和参会高管的个人时间集中于会议内容和协作,而并非分散到零散琐碎的重复性工作中。

企业无纸化会议:以电子通信的方式

随着市场环境与办公需求的变化,企业对无纸化会议有了新的要求—灵活移动性。

企业无纸化会议全流程管理方案插图1

其一表现在参会设备的灵活性,以往的无纸化会议系统硬件设备看起来“高大上”,但是要对会议室进行整体的改造和设计。一是装修时间久,二是无法带出会议室,只能支撑会议室中的无纸化会议,不能满足会议多元化的场景服务。

其二表现在参会方式的多元化需求,一场正在进行或即将进行的无纸化会议包含不同参会方式的参会者,这包含现场参会或者线上参会。无纸化会议需要在一场会议中支持现场会议,又要支撑线上会议,同时兼顾两者的协作。

以电子通信的方式开启无纸化会议,这是很多企业应对高层会议所采用的办法。参会高管可以通过手机/平板实时查看会议议程、议案文件等,随时对重点内容进行标注和记录。参会高管不必受地域限制地参与会议,临时冲突不能参加会议也能浏览会议谈论记录,提高无纸化会议协作的互动性和参与度。

通过会前会后开启企业无纸化会议

企业使用会前会后开启企业无纸化会议,在议案征集与审核、会议召开方式确定、发言与讨论记录、表决与投票统计、决议汇总与会议记录导出、签署与决议督办等环节进行会议管理,发挥无纸化会议管理的优势,助力企业会议全流程规范运行。


现在就开始降低成本并提高会议效率

会前会后系统,有什么特殊之处呢?

  • 企业级安全:加密、访问权限控制、设备安全
  • 跨平台支持:iPad、Android、Windows和Mac应用程序+ Web访问
  • 自动转换为PDF格式以减少手动转换
  • 自动存档实时私有和共享注释
  • 实时控制其他设备,以便在会议期间同步页面

会前会后还有许多其他功能,可以提高会议室的生产力、安全性和管理效率。

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