会前会后全流程无纸化会议支持之——无纸化会中支持

forrestyang 发布于 2022-01-24

真正的无纸化会议 更高效的会议管理

会前会后®(Azeus Convene®)是一款助力企业更高效管理的无纸化会议系统,公司总部位于中国香港,在新加坡主板上市交易。

作为一款功能强大的会议管理工具,会前会后无纸化会议系统涵盖了会前、会中、会后全流程的无纸化会议管理与服务,为企业提供一站式无纸化会议解决方案。截至目前,会前会后无纸化会议系统已在全球100多个国家备受信赖,遍布欧洲、亚太地区、美洲、非洲和中东地区。客户包括各国政府、富时100强公司、财富500强公司、教育行业、金融机构、非盈利组织等。

那么,会前会后无纸化会议系统是如何做到真正的会议全流程无纸化的呢?无纸化会议相比传统会议真的更加高效方便吗?下面就带大家从“会前”、“会中”、“会后”分别来分析会前会后提供的无纸化功能支持~

会前会后全流程无纸化会议支持之——无纸化会中支持插图

传统会议召开的“会中”阶段,我们经常遇到如下问题:

1. 参会人数清点困难

清点到场参会人数容易出错,无法立刻判断谁未到场。传统纸质化签到方式需要制作签到表,还需要与会人员轮流手写签名,十分麻烦。

2. 距离远看不清屏幕

演示信息多集中于传统大屏幕,距离远的参会人员观看困难。在一些董事会会议、高管会议中,参会人员年龄较大,视力弱,也会看不清楚屏幕。

3. 无法现场参会

参会人员因出差或疫情原因在家隔离,无法现场参会。单纯的视频会议又无法解决会议投票及会议文件签字等各种问题。

4. 文件签字流程繁琐

需要现场审批签字的文件,要提前打印好纸质版,并轮流交由参会人员签字,流程繁琐,一旦文件页数过多,打印起来十分不便。会议现场如果有改动,修改后再打印时间也来不及。

5. 投票表决流程繁琐

举手表决容易受从众心理影响,线下匿名投票又增加了暗箱操作的可能。且投票人数过多时,无论哪种投票方式都难以计票。在投票结束后,投票结果还需打印出来,轮流交由参会人员签字确认,流程繁琐,占用大量会议时间。

6.任务落实不到位

会议中口头安排的工作任务容易落实不到位:高管无法实时跟踪任务完成情况,任务分配后石沉大海;秘书督办跟进不力,任务被拖延或者被遗忘;任务负责人工作效率低……

会前会后无纸化会议系统在“会中”阶段提供的无纸化功能支持,完美解决了以上传统会议痛点:

1. 实时统计参会人数

在会前会后无纸化会议系统后台,可以实时看到会议出席情况;在应用端也能看到当前谁在线。实时掌握参会人数情况。

会前会后全流程无纸化会议支持之——无纸化会中支持插图1

2. 同屏演示,集中注意力

完全无纸化讲解,电子演示稿实时同屏到参会人员终端上,主讲人批注也能同步共享;“激光笔”工具,帮助进行更有效讲解,集中参会人员注意力;会议过程中,参会者可随时进行文件批注,可设置批注私人或共享;“一键更换主讲人”功能,更方便开展会中交流互动。

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3. 支持远程会议

可开展线上会议或者线上+线下的混合会议,支持线上投票与电子签等多个无纸化功能,为多地办公、出差、因疫情在家隔离人员提供便利。

4. 电子签功能,方便文件审批

参会人员可直接在需要签字的文件上进行电子签字,如果文件有修改,重新上传即可。省去了传统会议中打印并轮流交由参会人员签字的流程,更方便高效~

会前会后全流程无纸化会议支持之——无纸化会中支持插图3

5. 线上投票表决,保障结果公正

①在会前会后后台,可针对议题添加投票表决,设置记名/不记名投票。在会议召开时,软件内可直接进行投票,操作简单,投票结果直观呈现。轻松解决了传统会议中难以计票的问题。

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②投票结束后,投票结果也无需打印出来逐一让参会人员签字,后台自动生成每位参会人员的投票汇总页,让参会人员针对本次会议所有投票结果电子签字确认,确保结果真实有效。

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6. 任务分配实时跟踪,保障落实到位

①会议进行阶段,可针对某项会议议题随时添加“项目跟进”,设置项目负责人、完成时间等信息,还可设置项目提醒,快速发起任务。操作简便,任务分配权责分明。

会前会后全流程无纸化会议支持之——无纸化会中支持插图6

②各执行人可在“项目跟进”功能中随时查看被分配的任务,任务按建立日或到期日排列,清晰有序,方便任务执行。各执行人可以随时记录任务推进情况,任务发起人可在自己的设备端查看,从而时刻掌握任务进展,保证任务推进效率。

会前会后全流程无纸化会议支持之——无纸化会中支持插图7

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