会前会后无纸化会议系统为企业会议带来的便利（二）

会前会后无纸化会议系统作为一款功能强大的会议管理工具，致力于为企业提供一站式无纸化会议解决方案，让企业会议更加高效便利。会前会后无纸化会议系统公司总部位于中国香港，在新加坡主板上市交易。截至目前，已在全球100多个国家备受信赖，遍布欧洲、亚太地区、美洲、非洲和中东地区。客户包括各国政府、富时100强公司、财富500强公司、教育行业、金融机构、非盈利组织等。

案例证明，会前会后无纸化会议系统能够切实解决传统会议中多项问题，为参会人员以及会议组织者带来便利，提升会议效率及会议质量。

本文作为“会前会后无纸化会议系统能为企业会议带来的便利”系列之二，承接系列一的场景，继续深入探究会议中可能遇到的问题与会前会后提供的解决方案：

场景五：

参会人员因为出差无法到场参会，手里边也没有会议现场下发的纸质文件材料，无法实时批注文件，会议体验差。

使用会前会后：

可以通过移动设备端的应用程序实现线上参会，在同屏演示、同步主讲人批注的同时，自己也可以在电子会议文件上做批注，可以设置批注私人或者共享，提升参会人员会议体验。

场景六：

有些涉密会议文件需要在会后交给秘书处，由秘书处统一回收保管。但是往往会有人忘记交回涉密文件，从而导致文件泄密。

将涉密文件交回秘书处也不是足够安全的，秘书如果不小心将涉密文件丢失也会导致泄密。因此涉密会议文件保管必须严格谨慎，要有多重保障。

使用会前会后：

可针对会议文件及参会人员设置浏览及下载权限；在导出文件时自动为文件生成水印，防止文件被盗取挪用；可跟踪系统中每个操作的发起人和执行人，包括所有登录尝试、文件上传、文件下载以及授予用户和用户组权限的操作，全方位多功能保障文件机密不外泄。

场景七：

当移动设备端储存了机密会议文件，一旦设备不小心遗失了，就会有泄密的风险。

使用会前会后：

当设备丢失时，可以远程删除设备数据，保障设备内机密内容不外泄。同时，当检测到猜测密码时，系统会自动锁定可疑的用户帐户并清除设备缓存数据，防止设备遗失后，外人尝试登录软件造成数据泄密，严格保障文件安全。

场景八：

会议结束后，往往要求当天必须下发会议纪要，让会议精神及时传达。因此秘书往往需要加班加点整理，整理完毕后交由领导过目，经过多次修改后才能下发，既耗时又耗力。

使用会前会后：

会后一键生成会议纪要，无需秘书辛苦整理。同时会议纪要能够一键发送至参会人员应用端，十分方便快捷，减少不必要的工作时间，提高工作效率。保障了会议纪要的准时下发，会议精神及时传达。

场景九：

会后有人来借阅会议文件，异地甚至需要通过邮寄来借阅，纸质会议文件极其容易在借阅过程中被损毁、丢失、篡改、窃取。因此在会议文件的保管上需要有更先进便捷的办法。

使用会前会后：

“文件库”功能，作为安全成熟的会议文件存储库，可随时在其中上传并管理电子会议文件。会议文件可以根据权限共享至相关用户，用户随时下载浏览，解决了纸质文件调阅容易丢失损毁的问题，为会议文件的妥善保管提供便利。