为了对会议内容充分了解,许多与会者在参会前对会议文件都会做很多批注、勾画与备注。将会前的注释保存到会议文件中,会中每个人打开的都是各自会前注释的文件。
无论是以纸张文件为基础的会议,或是用视频会议系统开会,会前在文件上的注释无法保存到会中文件上。但是随着无纸化、数字化会议的广泛使用,保存会议文件的会前注释功能已然实现。
打开即是会前准备过的文件
打开即是会前准备过的文件,每个人的文件上都存有会前各自所做的批注。会前在文件上所做的私人注释仍会留在会议文件上,保存在自己的账号中。待会议开始后,参会者登录账号打开文件时,便可基于文件继续勾画批注。
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会议文件一式一份
使用会前会后董事会门户时,区别于会议保存到设备本地的文件,文件一式一份下发,只能保存在会前会后系统中,并不能保存文件到设备本地。这有助于实时保存在会议文件上的操作,并将每个人在文件的上协作实时联系起来。共享注释下的注释内容会实时同步在每一位参会者的文件中,私人注释的内容无论什么情况下都只有自己能够查看。
在会前会后中,会议文件上的注释可永久保存,并且参会者始终打开的都是同一份文件,保存会议文件的会前注释,并能够在会议后导出所有的共享注释至会议纪要中。