管理董事会重要文件，怎样做到及时归档？

为了迎合法律或监管机构等合规性的一些要求，文件打印和存储纸质文件是必要的。董事会打印的纸质文件越多，归档整理文件所占用的物理空间就越多，维护其存储和检索所需的工作量就越大。这些因素最终都会导致文件归集效率的降低，进而影响生产力。如今，为了提高效率与数据备份，许多文件都以电子化的形式在工作中归集、分类、存储、管理、检索与销毁等等。

归档文件是董事会文件管理的重要环节，其中通常涉及到文件的安全性、及时性、有序性、完整性等方面。会前会后能够线上管理、归集董事会文件，在为董事会文件提供足够的安全保障时，提高董事会文件管理的工作效率。

会议文件管理：由分散到统一

会前会后能够导出会议文件包，并保存到后台，实现会议文件的快速归档。会议结束后，一键导出会议电子文件包，将所有会议文件和资料，包括会议前资料性材料、会议期间形成的决议文件等，全部打包归拢整理，同时保留材料上会议批注，从而实现会议文件的全面数字化存储。

董事会文件可能经过收发、审阅审批、存储和管理，但由于在文件归档工作中，文件较多交杂，这可能会导致信息检索的效率低下，管理效率降低。在许多情况下，董秘需要快速找到重要的董事会文件，集中存储、统一管理能够避免因分散存储而不能快速检索出所需文件的问题。

会议记录保存：及时导出、归档

董事会会议是公司正常运作的重要组成部分，受法律法规和公司章程规定，“董事会应当对会议所议事项的决定做成会议记录，出席会议的董事应当在会议记录上签名。”实际召开过的董事会会议，自然会有这次董事会会议的提议、召集、通知和审议的记录，无论会议是以何种方式召开，以何种方式表决。在会议结束后，董事会管理员后台可一键生成会议记录草稿，选择需要在会议记录中体现的投票、表决、笔记等信息，一键导出即可。下载后管理员可基于下载的文件进行编辑，并及时归档会议文件和会议记录草稿。

会前会后是董事会门户管理系统，在董事会的文件管理工作中，能够提供多种功能，例如文件分发、文件更新、文件下载、文件归档、文件检索、文件管理以及文件定期删除等等。其按照董事会制定的文件规定的归档流程统一管理文件，能够帮助董事会更好的管理电子文件。