公司秘书角色职责演变

公司秘书是指在企业里辅助领导搞好经营、实施管理的秘书。在本质上是领导人工作的助手，既不能缺位无所作为，也不能越权胡作非为。他们熟悉业务，具有一定的经济管理和法律知识，有较强的分析判断能力和丰富的工作经验，负责文书处理、后勤保障、接待来访、安排会议和保密工作等。

在本文中，将分析并研究公司秘书职责演变，与随着职责的逐渐强化，现如今公司秘书用来简化其工作的数字化工具。

公司秘书的传统角色

最初，法律没有对公司秘书的角色进行具体规定。但是在法院，似乎曾经将这一角色职责视为纯粹的行政和文书。例如，英格兰和威尔士上诉法院审理了一个案件，该案件涉及公司秘书是否可以代表公司发言。在这种情况下，法官对公司秘书的角色发表了一些不屑一顾的评论：

“秘书只是一个仆人，他要按照吩咐去做事，没有人可以假设他有任何权力代表任何事情；没有人可以假设，在没有进一步调查的情况下，他所做的陈述是可信的。”

角色如何改变

虽然公司秘书仍全面负责一些行政事务，但其作用已大大增加。纵观20世纪，秘书的职位包含了一系列关于企业合规性、企业咨询和企业战略的职责。虽然具体职责因司法管辖区而异，但共同职责包括：

• 管理公司重要会议。意味着负责准备和分发会议文件、议程和会议记录。
• 执行高管的指示和决定。
• 遵守法律法规，及时更新股份登记册和其他重要登记册。
• 就公司法、上市规则和宪法要求向企业高管提供建议。
• 确保公司遵守其合规义务，例如持续披露的要求。
• 与监管机构和其他第三方（如外部审计师）合作。

除此之外，公司秘书通常在提出关于公司治理方面的建议上发挥战略作用。

秘书的岗位要求是什么？

这同样取决于管辖权。在英国，上市公司的公司秘书必须满足2006年《公司法》第273条规定的以下要求之一：

• 是英国或爱尔兰各种特许会计师协会之一的会员，或英国特许秘书协会的会员。
• 在被任命之前的5年里，至少3年上市公司秘书的工作经验。
• 成为一名辩护人、辩护律师或事务律师。
• 是一个通过担任其他职位或团体成员而有能力承担秘书职责的人。

公司秘书担任公司的首席法律官/总法律顾问是比较常见的。但是如果将这两个角色结合到一人身上，可能会模糊法律责任，并带来严重的后果。例如，在澳大利亚高等法院的一次案件中，担任这两个角色的人有责任就法律风险向企业高管提出建议（即，他们不能声称他们给高管的建议是基于公司秘书的身份才给出的）。

公司秘书的数字化工具是什么？

现当代的公司秘书在履行其职责时，需要尽可能考虑更高效的工作机制，因此需要使用操作简单、灵活、安全的数字化工具，这些数字化工具如：

• 自动检测合规软件。用于跟踪检测不断变化的企业监管机构备案日期、股份登记册等软件。
• 数字化会议管理。包括用于处理公司重要会议文件（议程、报告和会议记录等）并帮助进行会议管理的软件，并使会议更具成本效益。

会前会后数字化会议系统是一款安全、简单、灵活的会议管理系统，让公司秘书用数字化工具能够更加高效地履行其职责。

结 论

精准定义公司秘书的角色不是那么容易的。他们有时被称为公司的“首席行政官”或“将整个公司凝聚在一起的粘合剂”。他们的一长串职责包括行政、咨询和战略职责。无论公司秘书的具体职责是什么，公司都需要考虑是否要用合适的数字化工具来简化秘书的工作方式，提高工作效率。

作为公司秘书最好的“朋友”，会前会后数字化会议系统从头到尾有效地简化了公司秘书的工作流程。公司秘书无需打印数百张会议文件，在会前会后数字化会议系统后台一键上传会议材料即可；无需再三邮件或短信提醒高管参会，在会前会后后台发送会议通知时，可以设置自动提醒，甚至会议日程可以自动关联到高管手机日历中；无需亲自动笔做会议记录，会前会后在会议结束后可立即生成和分发会议记录与电子文件包；也无需操心文件泄密风险，会前会后可以为会议材料设置浏览及下载权限。

从会议通知到会议投票、会议纪要分发，全部会议流程都可以在会前会后数字化会议系统上实施操作。会前会后数字化会议系统已经成为现代公司秘书履行其职责的宝贵的公司治理工具。