极端天气下的居家办公，董事会运作有何备用之法？

近日，台风泰利、杜苏芮、卡努接连登陆，影响到我国香港、福建、浙江、河北、北京等多个地区。在台风前后，许多城市发布停工停产停课等通知，涉地企业都采用居家办公的方式，以保护员工的人身安全。

极端天气“不确定风险”状况逐渐增多，这对企业运营管理是个大考验。而董事会作为公司运作和管理的“大脑”，也变得越来越需要信息化手段的支持和帮助。这样能在特殊情况下，保证公司治理如期运转，董事会会议等任务如期进行。

气候变化成为董事会日常管理运作的潜在突发风险之一

极端天气往往是突发的，对于董事会来说，为了应对这种风险，董事会往往需要准备备用方案以实现董事会时刻的正常运转。在全球变暖的影响下，我国降水带逐年向北转移的趋势明显，我国北方降雨量逐渐增多。气候变化和全球变暖会加剧气候系统不稳定性，在全球变暖和雨带北移的影响下，我国北方极端降雨天气频发。在此条件下，董事会应预备备用方案以应对极端天气下对董事会正常运作的影响。

极端天气给董事会带来的问题：

1、预定会议，董事无法出席现场

定期董事会会议往往需要提前定下会议日期，而当台风、强降雨等极端天气来临时，可能会因为交通等问题影响董事出席现场会议。这使得董事会会议在准备时，要考虑到天气因素，准备备用方案以应对突发状况。但是备用方案让相关工作人员不得不加大工作量，他们正在寻找能应对这个问题的可行办法。

2、内涝洪水容易损毁相关档案资料

近日，京津冀的城市内涝，致使许多汽车、低层房屋被洪水淹没，除了救援受灾的群众，许多网友注意到了被淹的图书库房和上万册的图书。若企业的档案库或存储资料的服务器处于低层，在面临极端天气时，需要考虑重要文件资料的存储安全。

董事会应对突发风险的方法—线上、线下无缝切换的董事会工具

在会前会后董事会门户中，同样的工作可应用于不同的场景中，创建会议后，参会者可以到场参会或以通讯方式参会；董事履职也可以实现线上与线下场景的无缝切换。

一些企业的董事会仍采用线下运行的方式：通过电话、会议等方式反复沟通议题、安排专人、邮件等方式递送会议通知和材料；打印大量纸质文件供董事审阅审议。将其与数字化发展的董事会进行对比，单纯以线下方式运作效率较低，还会耗费更多的时间和精力。通过引入董事会门户工具，让董事会会议流程数字化，一次准备，可应对多种情况，可打破传统董事会会议地点的束缚，切实加强董事会应对突发状况的能力。

会前会后可以帮助董事会成员随时随地履职、跨设备登录。使用会前会后时，现场会议参会董事持平板开会，既便于文件更新，又能够提高投票表决签字的效率；在通讯会议中，董事可以在任何地区加入会议，会议文件、议程项目都在设备账号中，无论会前会中还是会议后，都可以查看。媒介是人的延伸，董事会门户是董事会成员数字化履职场景的延伸。会前会后减轻董秘董办工作负担，满足线上线下工作场景需求的实时切换，在突发状况中为董事会平稳运转保驾护航。