抛去纸张，无纸化=数字化？董事会会议做了这些改变

许多企业为了董事会提高效率或数字化创新，经常会采用一些数字化的方式。其中无纸化办公和无纸化会议成为很多企业改变董事会效率的首要选择。董事会无纸化，从办公、会议、管理等多方面进行。改变以往纸质文件打印和文件分发，实现董事会工作流的数字化管理。

传统方式比无纸化的费用低？

在进行董事会无纸化之前，会前文件传输、审阅以及打印纸张、会后碎纸等传统方式花费的支出远远高于无纸化的支出，包括人工、机器、纸张材料等各方面的支出，通过使用董事会无纸化工具，这些支出都会得到改善。

原有的工作方式繁琐、复杂，环节衔接不顺畅，应对突发问题风险大。追求更有成效的董事会，将业务进行数字化至关重要。

抛去纸张，无纸化=数字化

纸张的存在是董事会无纸化道路上需要攻克的难题之一。在会议中，实现董事会无纸化既要取消打印纸质文件，又要满足董事在纸上备注勾画的习惯。而董事会无纸化是提供了一种解决这些问题并符合原有习惯的新方式。

在一定程度上，无纸化等于数字化。加速董事会无纸化，完成董事会成员的协作互动、工作环节的承接以及记录的保存等等。

董事会无纸化将改变什么？

减少纸张使用量

这几年，在各种会议工具的使用下，许多企业不再将几百页的董事会会议文件打印出来，而是通过会前将文件上传至董事会工具中。这意味着董事会会议实现了无纸化，大幅度的减少纸张的使用量。

改善协作

通过通讯方式召开董事会会议，有时仅靠视频会议是不够的。董事会会议中，各地董事、分会场要保持一致，参会者之间的同步协作至关重要。使用会议同屏功能，参会者间可以页面同步、激光笔引导和传递演讲人。会中打开会议文档、开启视频会议也无需切换到不同的应用程序。

安全的文档访问

打印文档的一个缺点是董事会无法控制文件被谁浏览。但是，董事会无纸化的一个优点是能够控制分发的信息。安全功能（如审计跟踪）可以帮助董事会监控系统中发生的活动，管理员实时控制文件的浏览权限，并得知谁查阅过文件。

避免分发麻烦

向参与者分发纸质文档会消耗太多时间并产生风险。通过快递员寄送的会议文件包很可能在过程中出现某些问题，比如文件丢失或交付给错误人员。线上进行这些工作可以降低这些问题发生的可能性。

会前会后是董事会实现无纸化、走向数字化的一个重要的董事会工具。专注于解决董事会场景中的问题，在安全性、便捷性以及简单使用方面考虑到董事会中的每一位成员，减少产品在使用中的数字化障碍，便于每一个人使用。