了解会前会后

数字技术的使用为企业创造了新的机会，企业的传统优势正在消解，更多企业正在用数字技术为自身管理培育新的优势。作为企业的“大脑”，董事会在结合自身业务特性和长期工作管理优势的基础上，思考和探索企业数字化投入，正在为企业高质量发展注入新动能。

企业通过数字技术提高效率

为了降本增效，企业为不同岗位工作的员工提供了数字工作工具，比如最常见的OA自动办公系统、企业微信、CRM、ERP等等。企业应用数字技术多有以下好处：

提高沟通能力：无论是日常工作中的交流，还是项目协作中的沟通，都能确保信息的及时传递和准确无误。单一的通信渠道让员工之间能够快速分享信息、沟通交流，从而加速了工作的推进速度，并让企业员工能够更加专注于工作本身。

便捷的文件共享：团队成员可以轻松上传、下载和共享文件，确保了文件的安全性和一致性。文件共享简化了文件的传输渠道，减少了获取和使用特定信息的时间，提升工作效率，并增强团队协作能力。

灵活的移动办公：无论是在家中、在外地出差还是在路上，员工都能随时随地进行办公，提高了办公的灵活性和效率，让团队成员在任何时间都能够接收到最新的信息和通知，避免因为天气等特殊原因影响工作进度。

精细化的任务管理：精细化的任务管理，使相关员工能够全面掌握每个任务的进度和状态，及时发现并解决潜在问题，更有效地追踪和分配任务，确保工作的高效推进。

当数字技术走进董事会

为了更具敏捷和竞争优势，一些企业通过将数字技术与业务工作融合。用数字技术打破组织内部协同困局和技术壁垒，来推动董事会工作管理体系的数字化。在当前宏观趋势下，董事会发挥数字化优势，积极推动信息化创新，有助于提升董事会工作和企业管理效率，更好的发挥董事会的功能作用，优化公司治理布局，在有形无形之中为企业提高效率。

会前会后—董事会数字化工具

依托会前会后，支撑构建董事会统一信息交流与共享平台、董事工作履职与管理平台、科学决策与签字流程体系透明，推动董事会工作信息化、数字化。

各环节数据共享、资料共享以及董事会工作流程的流畅、工作的协同解决董事会目前工作中面临的困境，用会前会后打破信息孤岛和工作流程断层，增强董事会成员间、董事会工作人员与董事之间的工作连续性与协作能力，降低成本并提高组织效能。

当一个新产品流行起来时，往往是因为新产品填补了工作中一个待优化的效率缺口。董事会中的工作人员都在寻找一种合适的工具来解决他们正面对着的琐碎的工作，那些重复性的、占据时间的工作。

若谈到董事会工作中的工作，文件方面的工作一定是占据时间的、琐碎的，工作人员需要跟不同部门的领导沟通，搜集文件并确定终稿。这些文件可能会被上传至会议中分发给参会的董事高管，或者保存到文件库中，便于文件存档和后续阅览。无纸化办公的到来，使得电子文件数据剧增。与纸质文件相比，无纸化在以下方面具有优势：

1、物理空间占用

董事会打印的纸质文件越多，归档整理文件所占用的物理空间就越多，维护其存储和检索所需的工作量就越大。这些因素最终都会导致文件归集效率的降低，进而影响生产力。如今，为了数据备份与提高效率，许多文件都以电子化的形式在工作中归集、分类、存储、管理、检索与销毁等等。

2、使用寿命

电子文件和纸质文件都存在使用寿命问题，纸质文件在保管不当时，容易受

潮、虫蛀、无意中的撕扯等行为而被破坏；电子文件因是保存在硬盘、服务器等电子器械上，也可能会受自然灾害以及人为破坏而造成文件丢失或损坏，但如今在电子文件上提供了更多的防护措施。

3、易查找、易浏览

董事会文件可能经过收发、审阅审批、存储和管理等多个步骤，但由于在文件归档工作中，文件较多交杂，这可能会导致信息检索的效率低下，管理效率降低。在许多情况下，董秘需要快速找到重要的董事会文件，电子文件的存储可以方便董事及相关的工作人员快速查找并浏览。

4、分发归集效率

相比于纸质文件统一存档、管理，电子文件的存储工作可以随时在网上完成。无论是董事会文件的分发还是归集，其中经常涉及到文件的安全性、及时性、有序性、完整性等方面。纸质文件在远距离传递时，多以邮寄方式，费时费力；而电子文件在安全的传输方式下，可以随时分发归集。

纸质文件过渡到电子文件|线上文件管理

许多企业为了合规性需求，通常选择通过纸质文件进行存档。但即便是纸质文件，也需要保存一份电子文件留作存档。用电子文件备份信息，既能够避免纸质文件遭到破坏后，过往工作依旧能够留有记录，也能够满足董事会方便快捷的工作需求。会前会后能够线上管理、归集董事会文件，为董事会文件线上工作提供足够的安全保障，并提高董事会文件管理的工作效率。

会前会后中的文件库，是一个安全集中的文件存储库，可以容纳董事会的所有文档和数据。董事会成员可以在任何地方快捷访问和共享文件，而无需担心董事会数据和文件的安全性。由于与董事会相关的所有内容和文档都存储在同一处，董事会成员不必在多个站点和应用程序之间切换，只需检索、共享或上传所需文档或数据的新版本。

重要的会议资料、决策记录等信息可以通过纸质、电子两种方式存储，纸质文件的完整性、有效性等特性决定了它不可替代的作用，但电子文件的归集、整理、分发简单便捷，能够在很短的时间检索大量的信息，更快的查到过往文件，更快的分发文件。二者相辅相成，通过安全的文件分发方式，使董事会的文件工作更高效、更安全、更灵活。