了解会前会后

董事会办公软件是为董事会成员服务的办公软件，是能够加强董事会成员间协作、简化董事会工作流程、满足董事会线上线下会议的需求，保护敏感信息流畅、安全传递并优化公司治理的数字工具。

董事会办公软件流畅运行董事会工作，实现董事会及专门委员会的人员机构、制度建设、会议信息、决策及执行情况等工作全过程数字化管理。

1.文件库—文件存储共享或管理

董事会办公软件（会前会后）中有安全成熟的共享文件存储库，可覆盖与董事相关的集团重要报告、文件、数据等信息资料的存储和管理。方便董事在线上办公期间随时随地进行检索并查阅文件，有效帮助董事全面了解掌握行业发展动态和企业经营管理情况。

2.决议/审阅室—审阅审批或日常决议

董事会办公软件（会前会后）帮助董事会成员在线上办公或非公司内部办公期间，进行企业重要文件的线上审批、审阅及文件签署工作，结果实时反馈给任务发起人，高效方便。

3.会议室—功能覆盖董事会会议全流程

董事会办公软件（会前会后）拥有覆盖董事会会议全流程的系统功能，包括会议通知及会议文件下发，会中文件同屏阅读、文件批注、激光笔、投票表决、文件签署、任务分配，会后会议记录一键导出、会议文件安全存储等。董事会互动形式影响议题讨论深度，进而影响决策质量，董事会办公软件（会前会后）为上市公司提供涵盖公司党委会、董事会会议、董事会专门委员会会议等多场景的线上无纸化会议解决方案，推动董事会成员线上/线下会议高效沟通决策。

4.问卷调查—线上调研、信息搜集

董事会办公软件（会前会后）统筹运用线上演示、无纸化会议、内部问卷调查等手段，帮助董事会成员实现专项问题汇报、技术问题演示、重要客户访谈、基层员工座谈等进行线上调研，丰富信息获取形式，全面深入了解企业实情，为科学决策提供信息参考。

5.安全规范-信息安全管理

董事会办公软件（会前会后）可以针对用户操作进行跟踪，并为董事会重要文件资料涉及企业机密，必须有最严格的安全保障。文件设置水印及浏览下载权限，多重安全保障防止文件资料被窃取或篡改。当出现文件错发的情况时，会前会后可以远程清除错发的文件；当设备丢失时，可以远程删除设备内数据，为董事会重要文件资料存储及管理提供强大的安全支持。

6.简洁面板—台账轻松管理

董事会办公软件（会前会后）中，董事所有参加过或还未参加的会议，都在按时间顺序清晰排列。同时，历次董事会会议重要文件，如会议通知、议案文件、表决结果、审批文件、会议记录等，全部分次分类归档。董事可随时登录软件查阅以往会议及会议文件，实现董事会会议相关资料台账系统梳理、安全存储、便捷查阅，推动董事会工作有序开展。

会前会后是一款帮助上市公司董事会完善工作机制、提高工作效率，使其更加规范高效运作的董事会办公软件。其设计功能创新并完善了董事会运作模式，哪怕董事会成员身处异地，也能轻松高效的行权履职与科学决策。在企业快速发展的当下，会前会后被广泛应用于全球上市公司，成为董事办公不可多得的好帮手。会前会后为许多上市企业提供了切实可靠的在线管理解决方案，为企业的长足发展提供助力。

在企业的高管会议中，参会高管需要在不同会议任务中发表意见，结合不同意见进行谈论和交流。但是还存在许多问题，包含信息获取与理解的同步、意见的表达与输出，远程参会的高管与现场参会的高管之间的配合等等。

会中协同的作用是通过会议工具，满足参会者的共同合作，共享信息、想法等内容，结合自身专业知识、经验、责任发挥自己的优势，共同完成会议的目标。

会前会后提高参会会中协同能力的功能包括会议同屏、共享批注、同步翻页、屏幕控制、引导激光笔等，这些功能能够有效提高会议质量，促进信息的有效传递和团队协作的加强，主要体现在：

实现信息的实时共享

在意见交流之前，信息的传递至关重要。会议同屏，所有参会者在自己的设备上可以同时看到相同的内容，包括会议文件、会议PPT、投票等。这样传递信息不仅高效，而且确保了信息的准确性和一致性，所有人收到的信息都是同步的、一致的，减少了因信息理解错误或延迟导致的误解。

提高会议效率

在传统会议方式之下，文件传递和纸质资料分发不仅耗时，还容易产生混乱。不同版本的文件混淆，影响参会者的信息获取，真信息与假信息、新信息与旧信息交织，混淆参会者的视线。但管理员通过会前会后向参会者线上一键分发会议议程和文件，参会者可以实时查看所需的信息。这大大节省了会议时间，使参会者能够更加专注于会议本身，提高会议效率。

批注共享，促进交流与合作

为了传达清晰且相关的信息，每个受众的习惯和角色选择不同的协作方式进行信息的共享和交流。通过共享批注，团队成员可以共同查看和讨论文件，并将意见实时记录在文件上，私人批注便于自己梳理，共享批注便于交流信息。

提供更加生动有趣的演示方式

采用投影的演示方式，需要参会者转身注视一个方向，周围环境中要素过多，难以集中参会者的注意力。但当会议内容在每个参会者面前的小屏中呈现时，参会者只要关注面前的屏幕就可以。同时，演示人员可以利用各种不同的会议工具，如激光笔、屏幕控制、文件同步翻页等，指示文件重点内容，将内容条理清晰地呈现给观众。

避免文件版本冲突的问题

会前向参会者发送文件后，可能因为文件内容修改或更新需要重新向参会者发送新版本会议文件。管理员要重复地向参会者解释会议文件的更新内容，但参会者在使用时仍可能混淆文件版本，浏览旧版本文件，导致与其他人信息不一致影响决策质量。会前会后中，在同一文件名称下，新版本的会议文件上传能够覆盖旧版本文件，既往旧版本文件可以在就过往版本记录中追溯，避免了版本冲突所导致的不必要麻烦。

除了在高管会议中使用，会前会后作为董事会会议管理软件，能够覆盖董事会会议的全流程，以解决会议各环节数据共享、资料共享、流程衔接等等董事会在目前工作中面临的困境。用会前会后打破信息孤岛和工作流程断层，增强董事会成员间、董事会工作人员与董事之间的工作连续性与协作能力，有利于持续地降低成本并提高组织效能。