无纸化会议走向董事会，在线完成会议准备工作

随着网络技术的快速发展，有关会议的新兴技术正冲击着传统的会议方式。会议作为董事会定期决策的重要手段，会议的召开方式正随着科学技术发展而不断发生变革。无纸化会议作为近年来的新兴会议方式，是让董事会成员参会更便捷、更安全、更高效的新选择。

董事会会议会前准备，需要董秘以及董办等工作人员耗费大量的时间进行搜集会议议案、分发与更新文件等工作。董事会会议无纸化能够在线筹备会议，完成会议准备工作。

在线完成会议准备工作

1、议程创建

线上创建会议时，既要填写会议的基本信息，也要添加创建会议的各部分议程。输入议题、上传议案文件、添加投票、签字等项目，针对不同议程设置不同的项目，让每个议题都能进行充分讨论和深度决策。

2、角色权限控制

以文件、以角色、以议程控制参会者权限可以保护会议信息的安全。防止信息泄露至相关者外部，通过权限控制文件的浏览、下载、存储权限，也可以通过角色等维度设置控制会议议程的权限，为某一项目的汇报者等角色提供权限参加部分议程、环节。

3、文件上传

上传文件至会议议程中，无需为会议打印纸质文件。参会者使用平板即可浏览文件、参加会议、共享批注，而不必在纸质文件中的翻找寻找信息。会前将所有的会议文件上传至对应议程下，文件随着会议通知分发给参会者，一式一份，自动添加水印。参会者可在会前提前浏览、查看会议文件，会前在文件上所做批注也会保存在自己账号的文件上。

4、发送会议通知和文件

一旦会议信息或会议确定，可以通过邮件向所有参会者发送会议通知邮件。在议程创建成功后，可点击“一键发送会议通知”，系统便会自动向参会者发送包含会议文件的会议通知。

5、文件更新

当会议信息或会议资料的内容发生变化，可能会更新文件并重新发送会议通知。即使在文件搜集阶段，反复修改文件也容易造成文件版本的混乱。无纸化的灵活性可以满足任何时间的文件更新，包括在会议中临时更新文件，并且没有延迟。

会前会后作为董事会门户管理工具，能够让董事会运作流程无纸化、数字化，改善传统董事会会议的运作方式，改善效率低下的会议运作方式，简化耗费时间精力的工作，同时减轻各类纸质材料资源的浪费。董秘在线完成会前准备，减轻会前工作压力。