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会议同文系统介绍

会议同文系统是一种简化会议文件分发、方便会议文件阅读、提高会议效率的无纸化会议软件。其设计功能有助于节省时间、提高效率,并增强各类会议如企业高管会议、政府管理会议、上市公司董事会决策的有效性和安全性。功能通常包括会议通知、会议议程下发、查看会议文件、会议文件批注、电子投票、签署、文件存储以及会议记录的产生及导出等。

会议同文系统是当前企业管理层和政府管理机构的必备工具,它通过数字化改变了传统会议基于纸张、邮件以及网盘的管理现状,并对当前主流的音视频会议系统所存在的不足进行了有效补充。

  • 让管理人员随时随地召开会议、展开讨论,增强协作性和生产力
  • 允许无纸化会议成员快速、安全地访问机密文件
  • 以高效简单的方式在整个无纸化会议内部分发信息
  • 减少会议准备时间和后勤费用
  • 授权领导者在统一平台进行审核、分配和授权,简化决策流程
  • 推进无纸化会议的重要议程,如投票、调查、报告生成和其他相关事项

会议同文系统的基本特征

无论是上市公司还是政府机关,都需要选择适合自己的应用软件。考虑到现当代企业及管理人员对会议同文系统的依赖性,在选择会议同文系统时要保持谨慎,要考虑其是否能够满足企业对会议管理的强大功能需求,为企业提供高效会议解决方案

  • 强大的安全系统

    考虑到最高管理层定期处理机密信息,选择一个高度安全的平台是首要需求。会议同文系统必须遵守安全标准,并且必须能够抵御网络中的漏洞。所有级别的数据保护—从用户身份验证和文档加密到访问权限控制和自动清除丢失的设备—都必须可用。

  • 简化会议管理

    会议同文系统必须能够简化会议前的准备工作,以及会议后的文件发放。为使其成为一个值得企业投资的项目,管理人员都必须接受这个解决方案并从中明显获益。简而言之,它需要消除与会议相关的冗长过程,并以简单安全的方式简化沟通。

  • 易于使用的协作工具和界面

    会议同文系统应当名副其实,是无纸化会议内外协作的有效方式。它必须能够支持许多活动,如安排会议、生成会议包和会议记录、分配和跟踪动作条目、投票、演示和使用电子签名等,同时保持直观的界面,让用户在30分钟内学会。

  • 多样化的托管选项

    考虑到公司、行业、国家和地区级别的不同要求,会议同文系统必须能够适应每个组织的需求。因此,在不影响安全性的前提下,在选择托管时也应具备一定的灵活性。

  • 全平台兼容性

    技术与公司政策的融合,致使工作场所移动设备使用激增。诸如“自带设备”之类的举措鼓励员工将个人小工具用于与业务相关的事务。尽管如此,会议同文系统必须在用户首选的平台(无论是Apple、Android还是Windows)上舒适一致地工作。

选择会议同文系统的关键标准

全球无纸化会议市场有望在未来几年持续增长。因此,许多公司都试图利用这一点,开发并向公众推销他们的会议同文系统。虽然市场上有多家供应商,但必须由组织选择合适的会议同文系统,包括适配度、产品特性与功能等。因此,除了前面讨论的基本特征外,在选择会议同文系统时必须使用正确的标准,这一点至关重要:

安全性

安全性通常是计划转向数字化解决方案公司的主要关注点。随着恶意组织和个人不断施加的威胁,会议同文系统必须证明其保护机密文档免受这些攻击的能力。可以这样询问供应商:

  • 采取哪些措施来保持数据完整性?
  • 你有哪些第三方认证?
  • 我们如何在系统内授予、限制和跟踪访问权限?
  • 如果发生意外事件(如被盗设备),您如何保护信息?
  • 为确保数据被保护,多久执行一次渗透测试?

会前会后竞争优势

  • 每日自动备份以确保数据完整性

  • SSAE16和ISO27001兼容的主机和AES-256位网络和文档加密

  • 审核日志记录和细粒度访问控制

  • 自动清除遗失设备中的数据

  • 定期应用程序和基础设施渗透测试

凭借其用于iPad、Android、Windows和Mac的高效管理,会前会后显然是一个赢家,如ADFS、直观设计和严格的安全性等综合功能提供了巨大的价值。

美国第一信用联盟高级副总裁兼财务总监Thayne Shaffer

声誉和服务

在软件系统的技术开发领域,供应商也应证明其经验和能力。通过以下问题可对其进行评估:

  • 供应商在这个领域有多久了?他们过去几年的增长率是多少?
  • 供应商近年来是否采取措施改进其产品?这些改进是什么?
  • 供应商提供服务的组织类型有哪些?这些与我所属的行业是否一致?
  • 客户的反馈是什么?他们对自己的决定满意吗?
  • 供应商如何应对支持问题?他们满足客户的所有顾虑吗?

会前会后竞争优势

  • 25年以上信息技术领域的成熟业绩

  • 5代产品更新升级

  • 近年来用户数量呈指数增长

  • 98%的老客户签订了多年合同

  • 365/24/7全球支持

我们在整个组织中有大约150个用户。该系统使用起来很直观,我们从客户经理Gemma那里得到的支持非常出色。当两位新管理人员加入时,她提供了初步培训和额外培训。

Alison Walker-Fraser,建筑业培训委员会公司治理经理

功能

管理无纸化会议意味着需要处理大量的事宜—从会前准备到会后文件分发,因此会议同文系统必须能够满足企业所有的会议功能需求。企业如何选择功能强大的会议同文系统?请关注以下问题:

  • 使用会议同文系统会提高我们工作场所的生产力和协作吗?
  • 在讨论过程中是否有机会使用协作工具?
  • 会议同文系统是否与无纸化会议成员的首选设备兼容?
  • 会议同文系统支持多少种语言?
  • 它提供了哪些高级功能?

会前会后竞争优势

  • 支持11种语言

  • 简化整个会议流程

  • 易于使用且直观的界面和实时同步工具

  • 特殊功能如对话、调查问卷、指纹认证等

  • 可在安卓、苹果、黑莓和Windows上使用

我们接受了会前会后的用户指导,并与无纸化会议成员一起举办了研讨会,他们发现这一点既简洁又友好。作为行政人员,我也不需要任何正式的培训。

Elizabeth Morrison, Cafcass无纸化会议和公司支持助理

投资回报率

购买会议同文系统是一项投资。公司需要通过一组指标(如投资回报率计算器)衡量他们在使用会议同文系统后节省下来的资金数额。选择合适的会议同文系统,意味着节省下来的资金数额必须达到企业底线要求。可以通过询问以下问题来衡量:

  • 我可以在一年内使用此解决方案节省多少纸张?
  • 这个解决方案的成本是多少?它与其他替代方案相比如何?
  • 在会议准备过程中预计节省的时间是多少?它能缓解这个乏味的过程吗?
  • 这个解决方案是否有助于降低企业成本?它是否足够重要?

会前会后竞争优势

  • 节省90,000张纸

  • 比市场上其他解决方案节省近50%

  • 一年节省90%的准备时间

  • 每年节省数万美元

会前会后节省了时间、金钱成本,改善了我们的决策和工作方式。它提高了生产力和信息的一致性。我们对这个项目很满意。这只会让生活变得更轻松。

Tamara Boyd, Boort District Health 服务经理

会前会后

灵活、简单、安全的会议系统解决方案

会前会后: The Smart, Simple, and Secure Board Portal Solution

会前会后同文系统深耕行业领域多年,凭借CMMI5级研发团队,打造出涵盖会前、会中、会后全流程的企业会议解决方案,大大的提高了会议的效率和安全性。以文档为载体,以结果为导向,以至高的安全标准助力,会前会后同文系统多年来屡获全球嘉奖,闻名业内。

公司总部位于中国香港,在新加坡主板上市交易。截至目前,已在全球100多个国家备受信赖,遍布欧洲、亚太地区、美洲、非洲和中东地区。客户包括各国政府、富时100强公司、财富500强公司、教育行业、金融机构、非盈利组织等。

走出会议室

会议同文系统的使用让企业会议不再受会议室的束缚。之前,会议同文系统仅适用于高管会议和无纸化会议。现在,它已经适用于企业大大小小的会议中—从董事会会议到审计委员会等用户数量的指数增长,让会议同文系统成为快速增长的市场。

由于实现了从降低成本到提高会议安全性等各种广泛的益处,越来越多的企业认识到会议同文系统成为企业级通讯解决方案的潜力,推动了越来越多的公司向电子化会议环境转型。

除此之外,随着社会公众的监督和期望也越来越高,会议同文系统不仅要遵守现有的标准,还要担当起社会责任。事实上,机遇等待着那些积极主动前行的人,会议同文系统的市场前景光明,越早采取行动越将收获更大的利益。

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