会前会后 https://www.huiqianhuihou.cn board portal for board meetings on iPad and Android Thu, 04 Jul 2024 01:41:27 +0000 en-US hourly 1 https://wordpress.org/?v=5.3.2 董事履职留痕,促进流程规范与履职记录 https://www.huiqianhuihou.cn/insights/digital-workplace/the-standardization-and-record-keeping-of-the-promotion-process-for-directors-to-leave-traces-in-their-performance https://www.huiqianhuihou.cn/insights/digital-workplace/the-standardization-and-record-keeping-of-the-promotion-process-for-directors-to-leave-traces-in-their-performance#comments Thu, 04 Jul 2024 01:41:25 +0000 https://www.huiqianhuihou.cn/?p=45038 2023年12月9日,中国证券监督管理委员会上海监管局对上海某期货经纪有限公司采取责令改正措施。主要因其公司未开展董事换届选举,未按公司章程规定对每一届董事任期进行考核,董事会会议召开的通知记录未留痕,部分董事会会议决议留痕不完整。上述行为反映出公司治理存在不足,违反了《期货公司监督管理办法》(证监会令第155号)第四十条的规定(即期货公司应当按照明晰职责、强化制衡、加强风险管理的原则,建立并完善公司治理)。

会议记录签名:免除责任或赔偿责任

根据7月1日施行的新《公司法》规定,董事会会议应当有过半数的董事出席方可举行严重损失的,参与决议的董事对公司负赔偿责任;经证明在表决时曾表明异议并记载于会议记录的,该董事可以免除责任。股份有限公司应当将公司章程、股东名册、股东会会议记录、董事会会议记录、监事会会议记录、财务会计报告、债券持有人名册置备于本公司。

为何要对董事履职进行留痕?

1、履职留痕,履职过程记录

这些履职记录包括董事参加会议的情况,提出建议的内容等,是董事履行忠实勤勉义务的证明,也是其免除责任的重要依据。在董事履行职责时,对董事会决议存在异议,应明确记载在董事会的会议记录中,执行公司事务留有相关书面证据等等。实际上,一些公司召开董事会没有做会议记录,没有保留各董事开会中发表的意见,则可能导致特定董事想要免除自己的董事责任缺乏证据。

2、行为留证,监督内部流程规范

股东有权查阅、复制公司章程、股东名册、股东会会议记录、董事会会议决议、监事会会议决议和财务会计报告。在董事会履职过程中,对每位董事的不同意见记录在案,记录董事会决议结果、会议流程,并由议事成员核实签字,以便分清责任。董事会通过董事履职工具,对董事会会议标准化管理、会议流程线上开展、会议全程留痕存档、满足会议管理与监督同步,以预设流程为框架形成刚性约束,约束董事合规履职,控制内部流程有序进行。

董事履职工具:记录董事履职的每一行为

董事浏览文件有记录,文件批注保存在文件中,保存董事会相关文件、会议记录,通过这些记录,董事会能够更好的了解董事会成员的履职情况。除此之外,会前会后董事履职工具还能加强董事履职保障,帮助董事全面了解企业运营情况,为董事全面企业发展动态提供有力信息支撑,连接董事会不同成员间的协作,提高董事会办公效率。

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为何讲大事开小会,小会解决大问题? https://www.huiqianhuihou.cn/insights/paperless-meetings/why-talk-about-big-things-and-hold-small-meetings-to-solve-big-problems https://www.huiqianhuihou.cn/insights/paperless-meetings/why-talk-about-big-things-and-hold-small-meetings-to-solve-big-problems#respond Thu, 04 Jul 2024 01:34:55 +0000 https://www.huiqianhuihou.cn/?p=45034 会议在通报情况、总结工作、部署任务、重要议题决策等方面发挥着重要作用。但会议多时间长总是难以达到会议预期目标效果,提高会议时间、增加会议频次,不仅大大增加成本支出,还占用相关工作人员的时间和精力。 会议时间长短并非是评判会议重要性的标准,当会议频次太高、会议时间太长,不仅降低了行政效率,还浪费了公共资源。一些重要会议需要解决一些复杂、棘手、需要高度专注和协作才能解决的难题,在这样的会议中,解决问题的效率才是首要关注目标。

小会解决大问题

小会的特点是高效沟通、灵活调整、聚焦核心内容、促进团队协作和信任,这些性质方便参会者在会议上深入思考与相互交流,不会因为参会人数过多导致沟通不畅或信息流通障碍等。

深入交流协作

当面对重要、敏感或需要深入讨论的议题时,开小会可能更为合适。小会的人数相对较小,便于深入交流,充分讨论和达成共识。在小会上,每个人都能够充分发表自己的意见,表明态度,赞成或反对,及时统计结果,提高解决问题的效率。

提供全面视角

不同身份、不同角色根据自身的丰富经验及专业知识,提出具有针对性的解决方案,为会议决策任务提出更为全面、更为深入的视角,避免因为决策失误而导致的延误和损失。

降低信息泄露的风险

同时,小会也可以减少信息泄露的风险。为确保敏感信息的保密性,尽量减少人员的知悉范围,将信息公开在可控的范围之中。遵循“最小化原则”是防止信息泄露的重要手段,相比于可公开信息,敏感信息只会在重要的成员之间流动。

无纸化会议:企业领导“小会”的会议效率工具

在企业中,高管会议、领导层会议多以“小会”的形式出现,为了保证这些会议的体验和效果,企业通过使用无纸化会议工具辅助会议开启。在会议周期内,会前会后无纸化会议工具提供强大成熟的会议管理功能,包括:一键发送会议通知、会议资料上传并能实时更新、演示文档同屏浏览、批注同步共享、主讲模式与跟随模式切换、会议投票、会议任务安排、一键导出会议纪要与会议文件包等,这帮助企业解决了传统会议中文件打印耗费大量资源费用等问题,同时加强参会者的会中协作与互动。

无纸化会议连接着会议管理与会议现场,管理员可以及时调度调整,随时做出改变适应相应状况,时刻为参会者提供良好的参会体验。

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高管会议容易存在哪些问题,怎样把高管会议开好? https://www.huiqianhuihou.cn/insights/paperless-meetings/what-are-the-common-problems-in-executive-meetings-and-how-to-manage-them-effectively https://www.huiqianhuihou.cn/insights/paperless-meetings/what-are-the-common-problems-in-executive-meetings-and-how-to-manage-them-effectively#respond Thu, 04 Jul 2024 01:28:13 +0000 https://www.huiqianhuihou.cn/?p=45027 数字化是支撑战略、组织、流程的工具和手段。随着数字时代的来临,企业高管会议逐渐将会议室搬入数字空间,通过无数的小工具限制会议的议程时间、流程顺序、发言方式、决策结果、会议纪要导出等等以提高会议效率,优化会议形式和会议体验,争取更大的竞争优势。

一场高管述职会的流程

在A企业一场高管述职会上,负责各项目以及各部门的管理层领导,就各自在2023年及2024年上半年工作情况向公司董事会进行了汇报。针对存在的问题和不足,提出了解决措施和工作思路,并对2024年下半年的工作进行了全面规划。在听取管理层汇报后,公司董事长总结讲话。

除了述职会,常见的高管会议还包括总经理办公会、定期例会、中高层管理会、董事会等等,这些会议多是非“大会”的小型会议,注重会议安全性与沟通协作,有一定的会议目标和任务。

常见的高管会议存在哪些问题呢?

在企业中,即使高管会议为追求效率不断革新,但仍然存在一些通病导致会议效率低下,例如:

很多高层管理团队主体责任缺失,遇到问题时自觉不自觉地回避,问题无人解决一直堆放;

议而不决,难以形成集体意志;

高管开会时间内耗严重,一开一两个小时,解决不了一两个问题,开会即内耗;

会议问题没有解决,反而带着更多问题离开;

会议以汇报工作为主,不分析问题,不提解决方案;数据经过层层汇报,到会时已错失最佳讨论时间等等。

以上不少问题是许多企业的通病,在许多高管会议中反复出现,尽管企业也在不断提出办法改正问题,但是仍收效甚微。

企业召开高管会议应该注意哪些细节问题?

会议的通知应提前发出,通知含带会议的主题、议题议案、会议流程等信息。如果会议过程中会用到一些资料,也应该一并附上,让参会人员有机会提前熟悉。会前更新文件时,应同步更新,不要有遗漏。

当会议开始后,尽量按照预设流程进行。若会议经常延迟,可提前为不同议程设置会议定时器,显示发言时间以提醒发言者加快讲话速度。如果需要临时添加议题和议案文件,管理员通过管理端及时修改会议议程,参会者刷新设备同步更新。

会议决策落实过程中,按照预设模板及时导出会议纪要,并在会议结束前将会议纪要的重点和参会高管一一确认签字留档,会后及时分配执行项目,落实会议决策。

通过会前会后系统召开高管会议

会前会后系统有助于组织高管会议的每一步,会前能够使准备工作变得更迅速,会中加强互动性,会后快速导出会议纪要、存储会议文件等。连接现场与参会者,不必再为所有的参会者打印会议文档。会前会后系统提高会前准备效率,加强会中沟通协作,助力会议决策落实、结果跟踪。在平衡便捷和安全的尺度下,做到文件安全、数据安全、操作安全、工具安全。

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无纸化会议入会管理:一人一身份 https://www.huiqianhuihou.cn/insights/paperless-meetings/paperless-conference-admission-management-one-person-one-identity https://www.huiqianhuihou.cn/insights/paperless-meetings/paperless-conference-admission-management-one-person-one-identity#comments Wed, 26 Jun 2024 13:48:19 +0000 https://www.huiqianhuihou.cn/?p=45017 不同于可以通过开放式链接入会,会前会后是一个封闭性的会议管理软件,每一位参会者都有各自的身份,实名使用,外部人员不能单凭链接和入会密码加入会议。

链接+密码入会为何不安全?

链接+入会密码等开放式的会议加入方式能够更加方便邀请更多的人加入到会议中来,但是对于一些小范围内的、具有高安全性的会议是不合适的。手动输入会议ID和密码的方式存在更多信息和会议内容泄露的可能,如曾经的“网课爆破”事件,到今天仍没有解决结果,无关者随意入会,恶意打扰会议进程或者窃取敏感信息。

会前会后系统—组织内部封闭管理

当无纸化会议禁止通过链接直接加入会议显著提高了会议的安全性,避免会议遭受恶意入侵和未经授权的访问的威胁。只有组织内的员工并被会议管理员列为会议参会者的员工,他们才有会议记录和会议邀请,未被列为参会者的员工也无法加入会议中。

1、实名登录

用户通过个人账号实名登录,账号是根据个人邮箱开通的,都代表着个人身份。管理员可以通过双重身份验证的方式进一步保护账号的安全性,避免冒用、错用他人账号入会。每一账号的每一操作都会被系统记录审计跟踪,实名登录有助于维护会议秩序和纪律,确保参会者能够遵循会议规定。

2、签名实名

参会者可实名进行电子签,每个人在实名认证之后采用合规的电子签名对会议决议或会议记录进行同步签字或者逐一签字。在实名认证的电子签后,签字时将会后台留证,为签字效力提供更多证据。

3、角色权限管理

一人一身份,可以通过角色权限管理的方式保护参会者隐私和敏感内容,每个人只能看到自己这部分内的内容。不同的参会者身负不同角色任务,有会议协办人、有主持人、有单一议题汇报人、也有需要做出决策的参会者。他们可以更专注于自己的部分,促进组织内部的沟通和协作,加强彼此之间的信任。

4、带有个人身份水印  

会前会后系统可以将一些会议文件提前发送给参会者,参会者浏览文件时,文件上会出现自动水印,水印按照预先设置体现打开人、打开时间、所属公司等信息,防止系统中文件以拍照、截屏等方式泄露。

平衡偏重便捷入会与偏重会议安全性的需求,会前会后无纸化会议软件为企业提供无纸化会议的解决方案,着力于企业会议全流程的会议管理,包含会前创建会议、设置会议议程和上传会议资料、一键发送会议通知,会中实时交流沟通,投票决议、线上签字,会议同屏,会后生成会议记录,存储会议文件和资料等功能,为企业降本增效。

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新公司法之外部董事 https://www.huiqianhuihou.cn/insights/management/external-directors-under-the-new-company-law https://www.huiqianhuihou.cn/insights/management/external-directors-under-the-new-company-law#respond Wed, 26 Jun 2024 13:42:03 +0000 https://www.huiqianhuihou.cn/?p=45013 7月1日,修订后的《中华人民共和国公司法》(以下简称“新公司法”)将正式实施。相较于现行公司法,新公司法对公司的资本制度、公司治理、董监高责任、分红减资、股权转让、股东权利等将产生重大影响。

新《公司法》之外部董事过半数

新《公司法》第一百七十三条特别提出了对国有企业外部董事的具体规定:“国有独资公司的董事会成员中,应当过半数为外部董事,并应当有公司职工代表。董事会成员由履行出资人职责的机构委派;但是,董事会成员中的职工代表由公司职工代表大会选举产生。”

外部董事的作用

外部董事的独立视角和专业知识有助于提高公司决策质量,外部董事过半数有利于提高公司治理的独立性和有效性,避免决策过于集中于内部人,增加监督和制衡机制。

外部董事在战略规划、投资决策、重大风险等方面为董事会决策提供意见支持。外部董事过半数在新《公司法》中明确规定,外部董事能够提供专业意见,在内部董事与企业利益发生冲突时,外部董事可以独立决策不受影响。

外部董事的困局

在公司治理结构中,外部董事发挥着重要的作用,但由于企业经营信息的不对称性,外部董事的专业背景等差异,外部董事履职存在许多困难。例如未实质参与履职企业的日常经营管理,掌握的相关信息不全面不对称导致决策依据不足,履职的时间精力有限等问题。

有专家表示,外部董事制度的设置主要为了实现专业意见的提供和企业经营的监督功能。外部董事能够提供专业意见并监督企业经营,在公司治理运转良好的状况下,能够提高企业的决策效率,但当出现管理层意见分歧时,就常常面临内部抵制和信任危机,从而导致决策过程的延误。

如何为外部董事履职提供便利条件?

充分的信息支持能够有效缩短外部董事与内部董事之间的信息距离,在同等信息水平上做出决策,便于提升决策质量和沟通效果。及时传送企业信息,为外部董事提供履职服务保障和决策信息支持。

建立专门工作小组为外部董事提供履职保障服务,负责与外部董事进行沟通协调,支持外部董事履职相关工作,为其履职做好保障措施。

建立董事会线上履职平台,提升外部董事在线履职效率,满足外部董事线上履职。外部董事及时查阅审议文件资料,聚合董事履职所用软件,提高董事之间协同能力,为董事履职提供便利条件。

会前会后:董事在线履职软件

会前会后系统作为董事在线履职软件,主要方便董事会成员及时掌握真实准确的信息,科学高效的履行职责,提高董事工作灵活性、透明度,提高董事会成员履职保障水平。

促进企业治理现代化,整合信息共享、协同工作、决策科学、执行落实、会议管理、无纸化会议等工作,促进董事会运行效能提升和规范性。

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充分发挥董事会作用,让决议落地见效 https://www.huiqianhuihou.cn/insights/digital-workplace/fully-leverage-the-role-of-the-board-of-directors-to-ensure-effective-implementation-of-resolutions https://www.huiqianhuihou.cn/insights/digital-workplace/fully-leverage-the-role-of-the-board-of-directors-to-ensure-effective-implementation-of-resolutions#comments Wed, 26 Jun 2024 13:35:28 +0000 https://www.huiqianhuihou.cn/?p=45006 督查督办是贯彻会议决议部署、推动决策实施、促进工作落实的重要途径之一。董事会决议落实工作可以分为日常决议落实和董事会会议决策落实跟进,董事会的决议落实有利于加强董事会的监督作用,让决议战略落地生效,这对增强公司管理治理水平有着重要意义。

公司法落实董事会决议方面的规定是什么?

新《公司法》规定董事会决议的表决,实行一人一票。董事长召集和主持董事会会议,检查董事会决议的实施情况。董事会应当对所议事项的决定作成会议记录,出席会议的董事应当在会议记录上签名。同时,董事应当对董事会的决议承担责任。董事会的决议违反法律、行政法规或者公司章程、股东会决议,给公司造成严重损失的,参与决议的董事对公司负赔偿责任;经证明在表决时曾表明异议并记载于会议记录的,该董事可以免除责任。

董事在董事会会议上的表决事关董事会决议,进而影响到公司的利益,同时关系到董事对公司损害赔偿责任的承担,需要董事以高度负责的态度对待所议事项的表决,审慎决策。

董事会决议是董事会决策意志的体现

董事会决议是指董事会就董事会会议审议的事项,以法律或章程规定的程序表决形成的决议,是董事会集体意志的体现。

董事会决议有效落实关系着董事会科学决策落地、董事会制定的战略在企业中得到贯彻落实的结果与质量。“董事会决议的生命力在于执行。董事会决议能否贯彻执行,直接影响企业重大事项是否能够按照董事会的要求落实落地,以及董事会运作决策的有效性。”

随着现代企业制度的不断完善,企业董事会运行逐步规范化。为了确保决策的合法性和有效性,董事会决议的形成和执行需要严格遵循法律规定与公司章程。决议的落实是董事会决策的核心,加强对董事会决议执行的监督管理,有助于企业提高董事会运作的规范性与有效性,提升企业治理水平,防控重大风险。

董事会重大决策事项的全流程监管

凡事有交代、件件有着落、实施有回音,执行董事会决议的部门主体较多,通常涉及多个职能部门、下属企业,在任务分配以及过程跟踪时,很难及时跟进进程或结果。同时,董事会决议的执行链条较长、涉及环节较多,容易导致决议执行管理存在滞后性和片面性,各执行部门难以及时、有效地反馈执行信息。

董事会决议:会前会后系统的优势

决议清晰、准确、可行,是决议跟踪落实的前提。会议结束及时导出决议结果或会议纪要供董事签字,会前会后系统方便董事会会后决议执行,分配并关注董事会决议落实工作的实时进展。

1、丰富决议落实办法

会中向相关人员指派具体任务;通过邮件提醒被指派人认领任务,在任务截止日期前再次派发邮件提醒,任务完成后在系统中手动修改完成状态、系统邮件通知指派人任务已完成。执行人认领任务后,可在“项目跟进”功能中随时查看被分配的任务,任务按建立日或到期日排列,清晰有序,方便任务执行。

2、规范督办质量

执行人可以随时记录任务推进情况,任务发起人可在自己的设备端查看,从而时刻掌握任务进展,保证任务推进效率。一旦任务落实过程中出现错误也可以及时提出纠正。

3、保存落实记录

在会前会后系统中,跟进项目被设置为一个功能模块。无论是在会议中创建的跟进项目,还是在会外创建的跟进项目,记录都会显示在跟进纪要模块中。

作为董事会会议管理工具,会前会后系统加强对董事会决议的全流程管理,一体推进董事会各项决议的执行与企业重大事项的督办管理,确保各项决议顺利落实、决策执行取得实效,最终形成决策执行闭环。

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如何为董事会会议做准备? https://www.huiqianhuihou.cn/insights/board-management/how-to-prepare-for-board-meetings https://www.huiqianhuihou.cn/insights/board-management/how-to-prepare-for-board-meetings#respond Thu, 20 Jun 2024 03:20:51 +0000 https://www.huiqianhuihou.cn/?p=44999 召开一场富有成效的董事会会议需要花费大量的时间,可能要进行数周的沟通和拉扯,这些对董事做好充分准备至关重要。真实情况下的董事会会议往往需要大量的时间来准备,使用董事会会议工具能有效节省董事会会议准备时间、提高效率,保护董事会的信息安全。

新公司法实施后,董事会会议议事程序有哪些变化?

可以采用电子通信方式半数董事出席方可举行一人一票,全体董事过半数通过

新公司法修订后,明确董事会会议可以采用电子通信方式,同时会议要求半数董事出席方可举行,董事一人一票,全体董事过半数通过。要求如下:

如何为董事会会议做准备?

一、会前筹备

有言到“工夫在诗外”,会议准备的多数工作也在会议之前。在会议召集阶段,会议召集人根据现实情况确定参会方式、在会议通知环节,要保证参会者在合理时间内收到会议文案等相关资料,对参会者的是否出席和参会方式做相关统计。

1、确定会议内容

会前由各部门提交议题,议题通过后编辑撰写议案,董事会办公室对撰写方式、格式、内容流畅性进行把关,通过后提报董事会秘书,董秘对所有议案进行符合性审查,确定会议内容。

会前确定会议议题、议程、议案,明确召开董事会的目的,时间、地点、审议内容、参会人员等等,准备好会议文件和参阅资料,为会议做好充足的信息准备。

2、发送会议通知

按照公司章程及法律规定的时间及时向参会董事发送会议通知和文件资料,及时沟通出现的问题和需要解决的困难。按照公司章程规定的时间,通常为会议召开前10日通知,可以以书面通知、电子邮件或电话等方式,确保所有董事都能收到参会通知。

3、会前信息更新

会前更新会议议程信息或更新会议文件是常有的事,当文件有修改后及时将最新文件发送给参会董事,以适应信息的变化。

4、创建线上会议并完成其他会议准备

在会议前将会议议程议案投入到相关的会议软件中,设置相关议程顺序,调试现场会议设备等等。

二、会议召开

在会议开始时,按照规定进行出席确认,会议议程尽可能保证参会者的信息同步进而信息共享,表决程序需要根据会议召开方式和表决方式明确有效表决的形式和时间要求。

1、会议签到

准备会议签到表,记录董事及列席人员出席情况。

2、记录董事建议与意见

及时记录董事意见有利于保证决策过程的透明性和公正性,展现董事在决策过程中的观点和立场,加强董事之间的沟通和协作,有助于后续决策参考和策略调整,并符合治理规范要求。

3、决议形成与记录

会中对讨论的事项形成决议,会后生成决议汇总页或将决议结果置于会议记录中交由参会董事签字。安排工作人员记录会议内容,包含讨论信息、观点意见、表决结果等,及时生成会议记录供参会董事签字。

三、会后总结

会议准备工作在会后召开结束就结束了吗?不是的,会后仍需要工作人员对会议整理和存档。

1、任务督办

会中决议及时落实督办,确保得到有效执行,并对会议决策落实进行跟踪和监督,避免决策在执行过程中出现偏差和延误。

2、会议材料存档

生成会议纪要,交由董事签字后,和其他会议材料一起按照相关法律和公司章程的要求进行存档,对重要文件进行规范化管理,保护会议材料的完整性和安全性。

会前会后:覆盖全流程的董事会会议工具

会前会后董事会会议工具是一个全面的董事会会议管理平台,它帮助董事会将成员聚集在一个平台上完成所有工作并进行监控。会前会后董事会会议工具能够召开会议、安全访问企业文件、成员实时沟通和协作,用高效、安全的数字化解决方案取代了基于纸张的会议管理。

借助会前会后系统,您可以为董事会配置一个强大的董事会办公软件,可促进高效协作、增强治理实践,并使您的组织不断优化,提高董事会治理能力。

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为何企业都在流行混合会议? https://www.huiqianhuihou.cn/insights/paperless-meetings/why-are-companies-popular-with-hybrid-conferences https://www.huiqianhuihou.cn/insights/paperless-meetings/why-are-companies-popular-with-hybrid-conferences#comments Thu, 20 Jun 2024 03:10:43 +0000 https://www.huiqianhuihou.cn/?p=44995 混合会议改善了工作场所的沟通,通过问答、群组讨论、文件批注、多种笔工具、虚拟白板、页面同步等高级功能,帮助参会者提问和交流想法。

什么是混合会议?

混合会议是一种结合现场会议和线上会议来召开会议的方法,这种会议方式允许现场和远程的参会者通过视频会议或其他会议工具进行协作。

如果执行得当,混合会议方式可以更加高效,并能减少所有参会者的麻烦。在 Live Career的一项调查中,49%的受访专业人士表示他们同时参加线上和现场会议,而仅参加线上会议的这一比例为26%。线上会议可以有效减少时间的浪费,不同地方的参会者可以在同一时间进行即时交流,提高参会者的出席率。

混合会议的优势

1、日程安排更灵活

在繁忙的日程安排出差参加现场会议,疲惫的身体容易使参会者降低参会积极性。混合会议可以大大减少路程时间并让参会者选择适合自己情况的会议地点,这为参与者提供了更多便利。与此同时,混合会议能够满足参与者的个人习惯和偏好来促进会议的包容性,无论他们是在会议现场还是线上。

2、出席率更高

鉴于混合会议提供的便利性和灵活性,出席人数可能会更高。参与者不必担心地理距离,也不必担心需要花费的时间和成本。参会者可以共享文件并进行同步演示,在不同的时区和地理位置参与会议互动。

3、成本效益

混合会议不一定需要参会者的差旅费用、出差补助和可能的场地租赁,这意味着组织混合会议的成本更低。

4、提高参与度

进行混合会议的另一个优势是可以使用高互动性的会议工具。这为现场参会者和远程参会者提供了在会议期间进行沟通和协作的多种方式和途径,包括文档共享和批准、实时投票和投票,以及现场问答等。

5、符合绿色可持续性 传统会议需要很多资源,如印刷材料、装订工具、粉碎设备等,除了提高会议成本,还会造成纸张资源的浪费。混合会议减少了参与者对纸质文件与远途出行的需求,降低碳足迹,绿色参会。

使用专为混合会议构建的平台

许多公司使用多个应用程序举办混合会议。一个用于创建议程和会议记录,一个用于线上文件的安全共享,另一个用于视频会议。优化会议流程,选择会前会后混合会议工具是最好的方法。

使用会前会后混合会议工具,无需同时处理多个应用程序,而是覆盖混合会议需求的集中会议平台。

高效的议程制定:只需单击几下即可轻松创建和共享会议议程,并确保所有参会者的无缝协作。会议管理:会议环节流畅衔接,并确保线上参会和现场会议参与者都能有效地参与会议协作。集中资源访问:会前会后混合会议工具将所有会议材料集中起来以便快速访问,促进高效决策,使现场和线上参会者都能随时了解情况。实时会议工具:通过视频会议、演示控制、会议内投票、记笔记和操作分配,让不同参会方式的参会者共同参与进来,提供交互式和包容性的混合会议体验。

为保证混合会议的效率与质量,企业有责任创造一个开放的环境,让参与者积极的参与其中,发表观点,畅所欲言。会前会后混合会议工具为其提供优质的参会体验,确保会议的顺利进行和高效决策、有效沟通。

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涉密文件当废品卖,涉密文件如何安全便捷销毁? https://www.huiqianhuihou.cn/insights/security/how-to-safely-and-conveniently-destroy-confidential-documents https://www.huiqianhuihou.cn/insights/security/how-to-safely-and-conveniently-destroy-confidential-documents#comments Thu, 20 Jun 2024 03:04:18 +0000 https://www.huiqianhuihou.cn/?p=44991 前几天,一位大爷在废品收购站买到四本涉及军事的涉密文件登上热搜,此事源于相关工作人员没有按照涉密文件销毁流程,缺乏保密意识,将200余本涉密资料当做废品出售,导致涉密信息在外部曝光。

无论是在企业内部还是在机关单位,规范的信息管理和安全的数据隐私空间、以及不断提高的保密意识无疑是保护信息安全的重要手段。虽然发生涉密文件当废品卖掉事件,主要是因为相关员工保密意识的欠缺,但这件事情也体现出了粉碎销毁文件是一件十分麻烦的事。

企业中也会时常面临这种问题,每次董事会会议结束后存在着大量文件需要及时销毁,为追求效率与时间,许多企业将内部涉密文件以电子文件的形式进行收发和管理。会前会后系统为企业提供涉密文件安全便捷销毁或更加优越的文件管理方式,在会议结束或到达预设的特定时间,自动删除文件或更改文件范围。

文件定时删除

对于涉及企业机密的文件,可以通过排期处置提前设置涉密文件在分发/会议的后续处理,将文件定时删除。发布审批项目/会议前,管理员设置项目文件的排期操作,没有设置排期动作时文件不会有任何操作;在设置排期动作时,管理员可以将其设置为项目截止日期几天后删除。到期后自动删除会议文件,简化会议文件销毁工作。会前会后系统严控离线文件在线阅览,所以,文件既不能离开平台,也能避免文件删除却因用户本地下载而留有备份的情况。

文件权限更改

更改文件权限这种方式,可以保留会议记录,只是普通用户无法浏览文件内容以及文件记录,只有管理员或管理员设置的特定角色/人员才能浏览。排期删除设置在截止时间后关闭除管理员以外的浏览权限,只有管理员一个人可以看见文件。

删除会议注释

会议注释是记录一些会议重点、讨论意见和观点的方式,但删除会议注释一方面是为了保持文件整洁、便于管理归档和查阅,保留它们会使文件显得混乱,影响阅读体验。另一方面是为了避免他人的误解。避免公用账号使用者对上一个用户所做的未经会议讨论确定的个人想法,误解为会议讨论结果,影响个人判断或会议信息外流。

安全管理涉密文件需要综合考虑多个方面,保护涉密信息安全,需要对涉密文件的处理、存储、传输和销毁等各个环节的规范操作,才能有效地保护涉密文件的安全和机密性。会前会后系统通过及时销毁、设置权限、加密技术等方式防止未经授权的访问和篡改,保护涉密文件在传输和存储过程中的安全性。

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企业无纸化会议全流程管理方案 https://www.huiqianhuihou.cn/insights/digital-workplace/full-process-management-plan-for-paperless-meetings-in-enterprises https://www.huiqianhuihou.cn/insights/digital-workplace/full-process-management-plan-for-paperless-meetings-in-enterprises#comments Thu, 13 Jun 2024 05:14:41 +0000 https://www.huiqianhuihou.cn/?p=44983 与传统会议相比,无纸化会议能够避免打印材料浪费严重、会议组织繁杂低效、资料保密性差等问题,在时间、材料、人工等方面节省成本,优化会议效率和参会体验,适配企业信息化的高速发展。

无纸化会议是指通过利用现代先进技术和设备,将会议所需的纸质性文件转化为电子化的形式进行呈现的一种新型会议方式。这种会议形式既不受场地限制,又无需耗费大量纸张,从而提高了会议效率和会议质量。

寻找简化会议流程的解决方案

企业会议普遍面临着影响会议效率和参会质量的问题,包括会前准备时间长、参会者参会体验差或参会者不愿发言等种种问题,还包含着:

批量打印会议文件文件并装订成文件包临时更改文件内容,重复文件装订工作文件管理的安全措施与访问控制文件内容集中讨论与记录线上+线下会议流畅进行

向无纸化会议和安全信息共享的过渡

无纸化会议从会议通知、议案安排到会议记录,都将会议资料以数字形式呈现,彻底摒弃了纸质资料的使用,好处不仅仅在于环保低碳成本少,还有利于文件资料分发与管理、参会者会议资料随身携带,会后文件的销毁以及临时性的文件更新,更有助于将会议所有敏感的信息都集中在一起,避免信息安全受到威胁。

在会议流程中,无纸化会议无时无刻不展现其高效的一面,电子形式流转的会议资料、高效的参会人员管理、全流程畅通的会议管理服务。无纸化会议将会议管理员和参会高管的个人时间集中于会议内容和协作,而并非分散到零散琐碎的重复性工作中。

企业无纸化会议:以电子通信的方式

随着市场环境与办公需求的变化,企业对无纸化会议有了新的要求—灵活移动性。

其一表现在参会设备的灵活性,以往的无纸化会议系统硬件设备看起来“高大上”,但是要对会议室进行整体的改造和设计。一是装修时间久,二是无法带出会议室,只能支撑会议室中的无纸化会议,不能满足会议多元化的场景服务。

其二表现在参会方式的多元化需求,一场正在进行或即将进行的无纸化会议包含不同参会方式的参会者,这包含现场参会或者线上参会。无纸化会议需要在一场会议中支持现场会议,又要支撑线上会议,同时兼顾两者的协作。

以电子通信的方式开启无纸化会议,这是很多企业应对高层会议所采用的办法。参会高管可以通过手机/平板实时查看会议议程、议案文件等,随时对重点内容进行标注和记录。参会高管不必受地域限制地参与会议,临时冲突不能参加会议也能浏览会议谈论记录,提高无纸化会议协作的互动性和参与度。

通过会前会后开启企业无纸化会议

企业使用会前会后开启企业无纸化会议,在议案征集与审核、会议召开方式确定、发言与讨论记录、表决与投票统计、决议汇总与会议记录导出、签署与决议督办等环节进行会议管理,发挥无纸化会议管理的优势,助力企业会议全流程规范运行。

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